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规章制度

院办制度汇编(2015新)
来源:暂无 作者:暂无 发布时间:04/27/2015 浏览次数:

目  录

1. 无锡工艺职业技术学院党委会议事规则 

2. 无锡工艺职业技术学院院长办公会议事规则

3. 无锡工艺职业技术学院公文处理实施细则

4. 无锡工艺职业技术学院院务公开实施方案

5. 无锡工艺职业技术学院领导干部外出请假备案规定

6. 无锡工艺职业技术学院关于进一步规范公务出差管理的通知

7. 无锡工艺职业技术学院公务车辆使用管理办法

8. 无锡工艺职业技术学院中巴车使用管理办法(试行)

9. 关于印章管理和使用的有关规定

10. 无锡工艺职业技术学院外事工作制度

11. 无锡工艺职业技术学院因公出国人员护照管理办法

12. 无锡工艺职业技术学院副处级以上干部因私出国(境)证件管理暂行规定

13. 无锡工艺职业技术学院档案工作管理条例(试行)

14. 档案实体分类实施细则(试行)

15. 无锡工艺职业技术学院部门立卷规范


无锡工艺职业技术学院党委会议事规则

锡工院党委[2005]002号

一、总则

1.为贯彻落实“三个代表”的重要思想,进一步加强党对高校的领导,加强学院党的建设,促进我院党建工作科学化、规范化、制度化,完善和健全党委集体领导下的个人分工负责制,提高民主决策和科学决策水平,依据《中国共产党普通高等学院基层组织工作条例》和《中华人民共和国高等教育法》,特制定本规则。

2.我院实行的领导体制是党委领导下的院长负责制。院党委支持院长按照《中华人民共和国高等教育法》的规定积极主动、独立负责地开展工作,实行集体领导与个人分工负责相结合的制度。

3.党委会议事必须遵照《中国共产党章程》和中央十五届六中全会《关于加强和改进党的作风建设的决定》的规定,按民主集中制的原则,研究决定学院工作中的重大问题。

二、议事范围

4.党委会的议事范围是指我院管理体制改革、发展以及教学、科研、行政管理工作等重大问题。

⑴讨论决定贯彻执行党的路线方针政策、上级重要指示的实施方案;

⑵研究决定学院办学指导思想、发展规划、学科建设、教育教学改革、机构设置、人员编制、干部和教师队伍建设等重要问题;

⑶研究决定学院党的建设、党风廉政建设、思想政治工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、统战工作、德育工作、精神文明建设、校园综合治理工作中的重要问题;

⑷研究批准学院年度党政工作计划和总结、向上级请示的重要报告、重要规章制度,涉及群众利益的重要问题;

⑸研究决定中层干部的考核工作;按干部管理权限,研究决定副科级以上中层干部的任免、奖惩;研究制定后备干部选拔和培养工作;

⑹研究学院年度财务预决算,大额度资金使用,院办产业政策和预算外资金管理制度;

⑺研究决定工会、共青团、学生会等群众团体和教代会工作中的重要问题;

⑻研究审定学院与海内外的重要合作与交流项目,如重大科技合作与交流、合作办学与学院外(境外)投资,公派出国人员;

⑼讨论分管院领导提请党委会研究解决的问题;

⑽审批发展新党员、预备党员转正。确定表彰和向上级推荐先进党总支(支部)、优秀党员、优秀党务工作者;

⑾对院行政、党委各部门、各党总支(支部)提请党委会讨论的重大问题作出决策;

⑿研究党委换届改选工作。研究党总支部(支部)的设置;换届改选;

⒀讨论重大突发事件并作出决策;

⒁决定推荐市、政协委员、人大代表的人选;

⒂每学期末召开一次党委民主生活会;每学期召开一次研究教学工作的会议;

⒃研究上级规定必须由党委会讨论决定的其他重要问题。

三、议题的确定

4.党委会的议题由党委书记确定,或副书记向书记提出,由书记审定。会议一般不增加临时议题。

凡需要提交党委会审议的议题,有关部门应提交简要的书面材料,内容包括汇报要点、需讨论的问题、以及对所提出问题的解决办法或方案。

议题确定后,无特殊情况党委办公室应提前2天将议题和时间通知到每位成员。需提请会议讨论的文件及有关材料,由党委办公室提前给每位委员及有关人员,以便作好议事准备。

6.党委会讨论重大议题,会前应协调通气。

四、议事程序

7.党委会议由书记主持,书记因特殊情况不能参加时,可由指定的副书记主持。

党委成员出席,党委办公室主任列席。委员因故不能出席会议;须向书记请假,不能出席会议的委员,对会议所列议题如有意见或建议可在会议之前提出。

8.党委会原则上每2周召开一次,如遇特殊情况可以提前或推后。

9.党委会必须有半数以上委员出席方能举行。党委会讨论重大问题、重要政策和干部任免必须全部出席才能举行。

10.根据工作需要召开党委扩大会议。由书记主持,参加党委扩大会的成员为:党委委员、党委办公室主任以及涉及到议题的有关部门的负责人。需表决时非党委成员无表决权。

11.党委(扩大)会议事时,凡涉及到本人及夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及近姻亲关系的利益时,有关成员回避。

12.召开党委会或党委扩大会议,党委办公主任或秘书负责记录、存档备查。

五、议事决定或决议

13.党委会议事,一题一议,由书记或提出议题的委员以及参加扩大会议的相关成员就议题作简要说明,参加会议的成员根据说明或汇报,本着认真负责的态度,围绕议题畅所欲言,充分发表自己的意见。

14.会议主持人要对与会人员讨论的问题进行归纳集中,在取得委员们认可后,形成会议决定或决议。

15.讨论干部任免时,经程序确定的人选必须经组织部门考察后提出,如原拟人选被否定,应由组织部门按照规定程序重新提出人选。

16.党委会决定或决议,经应出席会议的委员半数以上通过方可有效。对议题意见基本一致时可进行口头表决,对经过充分讨论仍有分歧的议题可进行举手表决;特殊情况需要时,也可采取无记名投票的方式进行表决,表决后由会议主持人当场宣布表决结果。

17.对未能出席会议的委员,会后由书记或副书记向其转告本次党委会议讨论的情况。

18.对少数人的不同意见,应认真冷静考虑,如对重要问题发生意见分歧,双方人数接近,除在紧急的情况下必须按照少数服从多数的原则执行外,可暂缓作出决定,待进一步调查研究、交换意见后,再安排讨论,在特殊情况下也可将争议情况向上级党组织报告,请求裁决。

19.党委会需保密的议事内容和议事情况,应严格保密,严禁以任何方式泄密,违者要追究纪律责任。

六、决定或决议的执行与反馈

20.党委委员对党委会作出的决定或决议有不同意见可以保留,或向上一级党组织反映,但在本级或上级党组织未作出改变之前,必须无条件地执行。如遇到新情况确实不能按原决定或决议执行时,应及时提交党委会复议,在特殊情况下也可由书记征得多数委员同意后作出适当调整,但应提交下次党委会认可。

21.党委会决定或决议的事项,一般不再发文确认,按照集体领导分工负责的原则,由书记、副书记、分管院领导按照管理系统和职权范围抓紧落实,明确由部门执行的,一般由党委办公室主任传达和催办,并及时向书记或党委会议报告执行情况。

22.党委会议决定或决议的事项,必要时可以采取文件、纪要等形式,印发有关部门。

23.本规则自印发之日起执行。


二○○五年五月


无锡工艺职业技术学院院长办公会议事规则

锡工院党委[2005]003号

一、总则

1.根据《中华人民共和国高等教育法》和《中国共产党普通高等学院基层组织工作条例》结合我院实际,制定本规则。

2.按照高等学院实行党委领导下的院长负责制的领导体制的要求,院长(或主持工作的副院长,下同)在党委统一领导下全面主持学院行政和教学工作,副院长协助院长工作,党委支持院长依法独立行使职权。实行集体领导与个人分工负责相结合的制度。

3.院长办公会议议事要贯彻“三个代表”的重要思想;坚持解放思想、实事求是、与时俱进,开拓创新;坚持社会主义办学方向;坚持党的教育方针和全面推进素质教育的要求,坚持以法治校和以德治校相结合;坚持把发展作为执政兴校的第一要务。

4.院长办公会议必须坚持民主集中制原则。认真执行集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定的议事和决策的基本制度。凡属重大问题必须经院长办公会议集体讨论决定,在充分讨论的基础上,按照少数服从多数的原则作出决定。一经集体决定,任何个人不得擅自改变。有不同意见可以保留,但行动上必须服从和执行。不属急于办理的重要事务,遇有重大分歧意见,可暂不决定,待酝酿成熟后再议。或请示上级裁决。既要反对独断专行,也要克服议而不决,决而不行或各行其是。

5.院长办公会议要不断提高决策水平和工作效率,坚持调查研究、坚持走群众路线,做到决策科学化、民主化。切实保证决策事项符合学院实际,得到绝大多数师生的拥护和支持,有利于学院的发展和稳定。因违反决策原则和程序造成的重大失误,要追究领导责任。

6.院长办公会议成员要不断加强学习,全面提高自身素质,坚持原则,顾全大局;勇于发表个人意见和反映群众的心声,自觉遵守会议纪律和接受群众监督。

7.严格院长办公会议的程序和纪律。与会人员不准以任何方式向外泄露会议秘密,不准泄露会上有争议问题的有关人员及观点。实行回避制度,凡涉及研究决定院长办公会议成员本人及亲属问题时,有关人员应回避。对严重违反会议纪律造成后果者要严格查处。

二、议事范围

8.院长办公会议的议事范围包括:

⑴制定本院贯彻执行党和国家的路线方针政策、法律法规、上级重要指示的实施方案和重要措施。

⑵讨论落实党委批准的有关学院办学方针、指导思想、发展计划、重大改革方案等决定的实施意见和重要措施。

⑶研究学院年度工作计划的实施、学期工作安排、院长工作报告和向上级请示的重要报告。

⑷制定和实施教学计划、学科建设规划、科研工作规划、师资队伍建设规划、招生计划。检查评估教学质量和科技成果。

⑸研究处理学院教学、科研、学生、后勤、财务、审计、监察、外事、院风院纪和院园治安等日常工作中的重要问题。

⑹制定建立以院长和行政系统为主实施的德育管理体制、制定德育工作规划和开展“教书育人、管理育人、服务育人”活动的实施方案,全面推进素质教育的重大措施等。

⑺讨论决定筹措经费、兴办产业,拟订和执行年度财务决算方案,落实大额资金使用和基建项目,加强财务管理和审计监督。

⑻拟订内部组织机构的设置或调整方案,研究决定内部教学和行政人员的工作岗位调整和聘任、评优奖惩、技术职务职称的评聘等工作。

⑼建立健全教学、行政与学生管理等规章制度,制定师生员工的奖惩办法,研究制定内部分配制度的改革方案。

⑽审议决定学院召开的教学科研、行政管理、学生工作等业务性工作会议,协调部署全院性的行政工作,听取系、处的重要工作汇报,批准系、处重要事项的请示报告。

⑾讨论处理教代会、学代会、工会的有关行政工作的提案,以及师生员工切身利益的重要问题。

⑿其他临时需由院长办公会决定的重大事项。

三、议题的提出与确定

9.院长办公会议议题由院长确定。院长因故不在时由指定的副院长确定。事先各位院领导和各部门可将需院长办公会议讨论决定的事项在会前向院长办公室提出,院长办公室汇总后报告院长审定。

10.院长对重大事项在会前应进行必要的调研,根据需要可与有关领导和与会成员个别酝酿。如有必要,可先征求党委的意见。

11.每次院长办公会议的日期和议题,除临时召集的会议以外,可提前1-2天通知每个与会人员,院长办公室应将会议要讨论议题或需要讨论决策的方案通知与会人员,以便作好议事准备。

12.院长办公会议一般不临时增加议题,确需临时增加议题,应征得会议主持人的同意。

13.院长办公会议一般应按规定的时间召开。如遇有特殊情况可以提前或推后。

14.院长办公会议参加人员为:院长、书记、副书记、副院长、纪委书记、监察室主任、院长办公室主任。根据会议议题需要,可通知有关人员就相关议题列席会议。需回避的成员应及时告知。

15.会议由院长主持,或由院长指定的副院长主持,院长办公室主任或秘书担任记录。

四、议事决定或决议

16.院长办公会议议事并作出决定的过程,必须体现决策科学化、民主化、规范化的要求。会议议事程序为:由会议主持人或议题提出人向与会人员作出说明,与会人员就此充分发表意见;会议主持人在广泛吸取与会人员意见的基础上,进行集中归纳,在征得与会人员同意后,作出决定或决议。有意见分歧时可由会议正式成员进行表决,按少数服从多数的原则作出决定。

17.院长办公会议决定或决议应形成纪要或文件,由院长办公室印发给有关部门。需公示的,由院长办公室负责及时公示;对需向上级有关部门报告的要及时用合适的形式报告;对因故缺席的与会议人员,会后由院长办公室主任及时向其转告本次会议的情况。

18.院长办公会议议事情况,凡涉密事项,要严格保密,违者将追究其纪律责任。

五、决定或决议的执行及反馈

19.院长办公会议决定的事项,按照集体领导分工负责的原则,与会成员根据分管范围抓紧落实,明确由部门负责的,一般由院办主任传达和催办,并及时将执行情况报告有关院长。

20.院长办公会议形成的决议和决定,院内各有关单位和人员必须认真贯彻执行。会议正式成员对决定或决议有不同意见可以保留,但必须无条件条件执行。

21.在确遇新情况、新问题,不适应或不可能按原决定或决议执行时,一般应提交院长办公会复议,紧急情况需临时调整原决议,可由院长征求有关院领导意见后进行调整,但应在下次院长办公会上通过。

22.本规则自发布之日起执行。

二○○五年五月


无锡工艺职业技术学院公文处理实施细则

锡工院党字〔2014〕1号

第一章    总  则

第一条  为适应学院党政管理工作的需要,实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化,进一步提高公文质量和公文处理效率,根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012),结合我院实际,制定本细则。

第二条  我院的公文是指学院党委、行政及各党总支、各部门、各院系(部)在处理党务、行政、群团等工作时使用的具有特定效力和规范格式的公务文书,是传达贯彻党和国家方针政策,执行落实上级领导机关和主管部门的工作部署,发布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况的重要工具。

第三条  公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理必须坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  党委办公室、院长办公室是学院党政公文的管理部门,主管学院的公文处理工作,并对各党总支、各部门、各院系(部)的公文处理工作进行业务指导。

第六条  党委办公室、院长办公室配备专职文秘人员,各党总支、各部门、各院系(部)配备兼职文秘人员,负责本单位的公文处理工作。文秘人员应当具有较高的政治和业务素质,工作积极、作风严谨、遵守纪律、恪尽职守。

第七条  各单位要改进工作作风、密切联系群众,在拟制公文时多深入实际调查研究,克服形式主义和官僚主义,努力提高公文处理工作的质量和效率。

第二章    公文种类

第八条  适用于我院的党政公文种类主要有:

(一)决议:用于发布经会议讨论通过的重要决策事项。

(二)决定:用于对重要事项或重大行动做出决策和安排,奖惩有关单位以及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)通告:用于公布在全院或一定范围内应当遵守或者周知的事项。

(四)意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知:用于传达上级单位的指示,转发上级单位和不相隶属单位的公文,批转下级单位的公文,传达要求下级单位和需要有关方面周知或者执行的事项,任免和聘任人员,发布“规定”、“办法”、“细则”等规章制度。

(六)通报:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告:用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议,回复上级单位的询问。

(八)请示:用于向上级单位请求指示、批准。

(九)批复:用于答复下级单位的请示事项。

(十)函:用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请示批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要:用于记载和传达会议主要情况和议定事项。

第三章    公文格式

第九条  我院党政公文一般由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

(一)发文单位标志由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独使用主办单位名称。学院各类党政公文发文单位标志使用情况如下: 

1.“中共无锡工艺职业技术学院委员会文件”和“无锡工艺职业技术学院文件”,主要用于发布学院党委、行政的重要决策决定和工作部署,转发上级领导机关和主管部门的文件,发布通告、通知、通报,向上级领导机关和主管部门报告、请示工作,批复下级单位请示事项等。在信函上使用时,用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请示批准和答复审批事项等。

2.“无锡工艺职业技术学院党委办公室文件”、“无锡工艺职业技术学院院长办公室文件”,主要用于根据学院党委、行政授权,传达或发布学院党政工作中已经明确的事项,转发有关单位的重要工作安排,发布党委办公室、院长办公室职责范围内的事项。

3.以各党总支、各部门和各院系(部)名义制发的公文以本单位全称为发文单位标志。

(二)发文字号由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。以学院党委名义制发的上行文代字为“锡工院党委”,以学院纪委名义制发的上行文代字为“锡工院纪委”。由学院党委直接制发的下行文代字为“锡工院党发”,由学院纪委直接制发的下行文代字为“锡工院纪发”。

以上发文代字由党委办公室负责编号管理。

以学院行政名义制发的上行文代字为“锡工院”,由学院行政直接制发的下行文代字为“锡工院发”。以上发文代字由院长办公室负责编号管理。

由党政部门以学院党委、行政名义制发的下行文,代字为“锡工院*字”,由党委办公室、院长办公室负责编号管理。以各党总支、各部门、各院系(部)名义制发的公文,代字为“**字”,由各单位负责编号管理。各单位发文代字(见附件2)。

(三)签发人只用于上行文,在上行文中应当标注签发人姓名。

(四)标题由发文单位名称、事由和文种组成,应当准确简要地概括公文的主要内容。

(五)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。学院党委和纪委普发性公文的主送单位为“各党总支”或“各党总支、各院系(部)、各部门”;学院行政普发性公文的主送单位为“各院系(部)、各部门”;学院党政联合普发性公文的主送单位为“各党总支、各院系(部)、各部门”。学院党委、行政用于特定范围的下行文,主送单位名称根据实际需要确定。

(六)正文是公文的主体,用来表述公文内容。公文首页必须显示正文。

(七)附件说明包括附件的顺序和名称,在正文之后标注,或在正文相关位置用括号注明“见附件”等字样。

(八)发文单位署名应当注明单位全称或规范化简称。几个单位联合发文,应将主办单位排列在前。

(九)成文日期一般以会议通过或者发文单位负责人签发的日期为准。联合行文时,以最后签发单位负责人签发的日期为准。

(十)公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。

(十一)附注指公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十二)附件指公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排。

(十三)抄送单位为除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其它单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十四)印发单位是印制公文的主管部门,以学院党委、纪委名义印发的公文,印发单位为党委办公室。以学院行政名义印发的公文,印发单位为院长办公室。以各党总支、各部门和各院系(部)名义印发的公文,印发单位为各单位全称或规范化简称。印发日期是公文的送印日期。

(十五)公文应当标注页码。

第十条  学院党政公文格式规范(见附件3)。

第四章    行文规则

第十一条  公文行文应当确有必要,讲求实效,坚持少而精,注重针对性和可操作性。 

第十二条行文关系应根据隶属关系及职权范围确定,一般不得越级请示或报告。因特殊情况需要越级请示、报告的,应同时抄送被越过的单位,并说明理由。

第十三条  除党委办公室和院长办公室外,其他党政部门、各院系(部)、各党总支一般不得对外正式行文。但下列情况除外:上级领导机关和主管部门要求学院党政部门、院系(部)、党总支直接行文的;非隶属关系单位之间的一般业务来往和知照性通知;对一般性来函的函复。

第十四条  向上级单位行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送其他相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。

(二)请示应当一文一事,不能一文数事,不能在报告等非请示性公文中夹带请示事项,请示公文不得出现“请示报告”等字样。请示应在附注处注明联系人的姓名和电话。

(三)党政部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经党委、行政同意或者授权,以学院党委或行政名义向上请示、报告。请示、报告事项涉及其他部门的职能时,应经过协商并取得一致意见后再上报。

(四)除院领导直接交办事项外,各单位向学院党委、行政的请示、报告公文应送党委办公室、院长办公室集中登记、处理,不能直接报送院领导个人,更不得同时送几位院领导。各单位递交的请示、报告经院领导签批后,视情况退原请示、报告单位保存,以便按批示执行。或经学院党委、行政同意或者授权,由党委办公室、院长办公室或相关职能部门书面批复原请示单位。

(五)受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时应当抄送另一个上级单位。

第十五条  向下级单位行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。

(二)党政部门在职权范围内的事务,可依据部门职权以学院党委、行政名义制发下行文。

(三)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得以学院党委、行政名义向下行文。擅自行文的,党委办公室、院长办公室有权责令纠正或撤销。

(四)上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。

第十六条  党政部门不得以部门名义发布重要的政策性、指令性公文。党政部门之间必要时可以联合行文,属于各自职权范围内的工作,不得联合行文。各党总支、各部门、各院系(部)依据职权可以相互行文。

第五章    公文拟制

第十七条  公文拟制包括公文的起草、审核、核稿、签发等程序。

第十八条 公文起草应遵循以下基本原则:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)主题突出、观点鲜明,结构严谨、条理清晰,表述准确、文字精炼,文种正确、格式规范。

(四)公文中的人名、地名、单位名称、时间、数字、段落顺序、引文必须准确。文字、计量单位和标点符号等用法必须规范。公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他都应当使用阿拉伯数字;文内使用单位的非规范化简称,应当先用全称,并注明简称,使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名;引用日期应当写明具体的年、月、日;引用已发布公文应当先引标题,后引发文字号;计量单位必须使用国家法定计量单位。

第十九条  党政部门在草拟公文时,若涉及其他部门职权范围的事项,应当与有关部门主动协商,取得一致意见后再成文送审。

第二十条  党政部门以学院党委、行政名义制发的公文,在送院领导签发或提交会议研究决定前,应由发文单位负责人审核,并报党委办公室、院长办公室核稿。以各党总支、各部门、各院系(部)名义制发的公文由发文单位负责人审核和核稿。审核和核稿的重点是:行文理由是否充分,行文依据是否准确;内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策以及上级领导机关和主管部门的有关规定;是否与学院现行有关文件相衔接;所提措施和办法是否切实可行;是否与有关部门充分协商并达成一致意见;文种是否正确,格式是否规范;是否符合行文规则;其他内容是否符合公文处理的有关规定等。

第二十一条  经核稿不宜发文的公文文稿,应退回起草部门并说明理由。符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新送审。

第二十二条  以学院党委、行政名义制发的上行文,由党委书记、院长签发;由学院党委、行政直接制发的下行文,由党委书记、院长签发;由党政部门以学院党委、行政名义制发的下行文,由党委书记、院长或分管院领导签发;以党政部门名义制发的重要公文,由分管院领导签发,一般性公文由部门负责人签发。无论以何种名义制发的下行文,凡涉及两位及两位以上院领导分管工作时,应先报各分管院领导会签,再报党委书记、院长签发。签发公文,签发人应当签署明确意见,并写上姓名和日期。

第二十三条  公文正式印制前,应当对公文的签发手续、内容、文种、格式等进行复核。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应报原签发人复审。

第六章    公文办理

第二十四条  公文办理包括签收、登记、审核、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。

第二十五条  外来文件由党委办公室、院长办公室签收、启封、登记。办公室负责人应按公文内容确定属办件或阅件,办件对院领导签“阅示”、对承办部门签“阅办”,阅件签“阅”。短文当天批阅,急件随到随批。办公室文秘人员应按批办意见送院领导和有关部门传阅或办理。紧急来文,应在拟办时复印并送至承办部门,并提出办理时限。需送院领导批阅的传真件,应当复印后办理。注明院领导亲收的文件,应及时送院领导本人,做到不拖不误。

第二十六条  学院党政部门收到的上级领导机关和主管部门的文件,除属可自行处理的事务性工作、会议通知等之外,应及时送交党委办公室、院长办公室登记。

第二十七条  凡需院领导传阅的文件,经办公室负责人签注传阅意见后,由办公室文秘人员组织传阅。文件传阅时,个人、部门之间不得横传或扩大阅读范围。院领导要及时阅读文件和签批处理意见,阅后退还办公室文秘人员。

第二十八条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退党委办公室、院长办公室并说明理由。涉及多个部门办理的公文,主办部门应当与协办部门主动协商,及时处理。

第二十九条  党委办公室、院长办公室收到各党总支、各部门、各院系(部)上报的公文,应及时进行审核,对符合要求的公文,由办公室负责人提出拟办意见,并送院领导批示。

第三十条  审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅或签名视为同意。没有请示事项的,圈阅或签名表示已阅知。

第三十一条  送院领导批示或交有关部门办理的公文,党委办公室、院长办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章    公文归档

第三十二条  公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十三条  归档范围内的公文,由承办部门按照部门立卷的原则、程序和要求,根据其相互联系、特征和保存价值等整理。要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映学院以及各单位的主要工作情况,便于保管和利用。

第三十四条  以学院党委、行政名义制发的公文,由党委办公室、院长办公室负责整理、归档。以各党总支、各部门、各院系(部)名义制发的公文,由各单位负责整理、归档,包括发文稿纸、公文文稿和2份正式印发的公文。

第三十五条  联合制发的公文,原件由主办部门整理、归档,其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。

第三十六条  归档范围内的公文应当确定保管期限,按照学院档案立卷归档规定做好平时归卷工作,次年归卷整理、立卷,按时向学院档案室移交。

第八章    公文管理

第三十七条  各单位应指定专人负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁工作,并建立健全公文处理的有关制度。

第三十八条  上级领导机关和主管部门的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经办公室负责人批准,可以翻印(复印)。翻印(复印)时,应当注明翻印(复印)的单位、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印单位证明章。

第三十九条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经本单位负责人批准,可以销毁。

第四十条  公文的撤销和废止,由学院根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视作自始无效;公文被废止的,视作自废止之日起失效。

第四十一条  上级领导机关和主管部门下发及学院形成的秘密公文应当指定专人管理,并采取严格的保密措施。党委办公室、院长办公室应当按照规定对上级领导机关和主管部门的秘密公文进行清理、清退和销毁,并向主管单位报告公文管理情况。

第四十二条  销毁秘密公文,必须严格履行登记手续,经分管院领导批准后,由两人负责监销,保证不丢失、不漏销。单位和个人不得擅自销毁公文。

第四十三条  学院新设立的单位应当向党委办公室、院长办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位。如党总支、部门或院系(部)合并时,全部公文应当由合并后的新单位统一管理。如党总支、部门或院系(部)撤销时,需要归档的公文,应指定专人立卷后,按有关规定移交学院档案室。

第四十四条  学院工作人员调离工作岗位时,应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章    附则

第四十五条  学院纪委、工会、团委的公文格式和发文程序,参照本细则执行。

第四十六条  本细则自发布起施行,由党委办公室、院长办公室负责解释。学院原有关公文处理规定停止执行。

无锡工艺职业技术学院各部门、各院系(部)简称及发文代字

为进一步规范学院党政公文处理工作,现对各部门、各院系(部)简称及发文代字规定如下: 

一、各部门简称及发文代字

序号

全称

简称

部门            发文代字

学院名义

发文代字

1

党委办公室

院长办公室

(国际交流处)

党办

院办

(国际处)

党办字

院办字

(国际字)

锡工院党字

锡工院办字

(锡工院国字)

2

党委组织部

人事处

(党委统战部)

组织部

人事处

(统战部)

组织字

人事字

(统战字)

锡工院组字

锡工院人字

(锡工院统字)

3

党委宣传部

宣传部

宣传字

锡工院宣字

4

机关党总支

机关总支

机关字

锡工院机字

5

监察审计处

(纪委办公室)

监审处

(纪委办)

监审字

(纪办字)

锡工院监字

(锡工院纪字)

6

教务处

教务处

教务字

锡工院教字

7

学生工作处

学工处

学工字

锡工院学字

8

财务处

财务处

财务字

锡工院财字

9

科研产业处

(校企合作办公室)

科产处

(校企办)

科产字

(校企字)

锡工院科字

(锡工院校字)

10

质量监控处

质监处

质监字

锡工院质字

11

保卫处

(人武部)

保卫处

(人武部)

保卫字

(人武字)

锡工院保字

(锡工院武字)

12

后勤与设备管理处

后管处

后管字

锡工院后字

13

工会

工会

工会字

锡工院工字

14

团委

团委

团委字

锡工院团字

15

图书馆

图书馆

图书字

锡工院图字

16

信息中心

信息中心

信息字

锡工院信字

17

后勤服务公司

后服公司

后服字

锡工院服字

二、各院系(部)简称及发文代字

序号

全称

简称

党总支

发文代字

行政发文代字

1

陶瓷学院

陶院

陶党字

陶院字

2

数字艺术系

数艺系

数党字

数艺字

3

环境艺术系

环艺系

环党字

环艺字

4

服装工程系

服装系

服党字

服装字

5

机电工程系

机电系

机党字

机电字

6

电子信息系

电子系

电党字

电子字

7

经济管理系

经管系

经党字

经管字

8

思想政治理论教学部

思政部

联党字

思政字

9

基础部

基础部

基础字

10

体育部

体育部

体育字

11

继续教育学院

继教院

继教字

三、简称和发文代字使用说明

(一)各部门、各院系(部)简称,一般用于文件材料内容和图表的表述,发文单位标志和公文的落款不得使用简称。

(二)由党政部门起草,以学院党委、行政名义制发的下行文,使用“学院名义发文代字”;党政部门向学院党委、行政请示、报告事项,向内设科室布置工作,或向院内有关单位商洽工作、询问和答复问题,以及一般业务来往和知照性通知等,使用“部门发文代字”。除党委办公室、院长办公室外,其他党政部门、各院系(部)、各党总支,一般不得对外正式行文。

(三)学院各非常设机构,原则上不独立发文。需要发文时,由党委办公室、院长办公室进行转发,发文代字为“党办字”、“院办字”。

(四)学院党政公文办理完毕后,由承办部门根据“部门立卷”的原则和要求,集中立卷归档。


无锡工艺职业技术学院公文格式规范

为进一步提高学院公文制作水平和质量,推动公文处理工作科学化、规范化。根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《党政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012),对学院党政公文格式规范如下:

一、总体要求

(一)版面和页面设置

公文用纸采用国际标准A4型,特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。公文用纸上白边37mm±1mm,左白边28mm±1mm,版心尺寸156mm×225mm。如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字,特定情况可以作适当调整。一般每面22行,每行28个字,并撑满版心,特定情况可以作适当调整。操作方法(均以“word2003”为例):在“页面设置”中,设置“页边距”上34mm,下30mm,左28mm,右26mm。在“段落”中,行距设为29.5磅。点击“格式”-> “段落”-> “换行和分页”,取消孤行控制。

(二)印制装订要求

公文应双面印制,左侧装订。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm,骑马订钉距均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

二、公文版头

(一)发文单位标志

发文单位标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,使用方正小标宋简体字,颜色为红色。操作方法:将首页前三行行距设为29.5磅,第四行行距设为88磅,点击“插入”->“图片”->“艺术字”,选择第一种艺术字样式输入发文单位标志,使用方正小标宋简体字,字号为50~60磅。在“设置艺术字格式”->“填充颜色”、“线条颜色”中均选大红色,“大小”中高度设置为22mm。 

(二)发文字号

编排在发文单位标志下空一行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。操作方法:发文字号使用3号仿宋体字,置于发文单位标识下空一行,行距设为29.5磅。平行文、下行文的发文字号居中排布,上行文的发文字号左空1字编排。

(三)签发人

上行文应标注签发人,由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。操作方法:签发人编排在发文单位标志下空一行位置,平行排列于发文字号右侧,并右空一字。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,签发人姓名用3号楷体字。

(四)红色分隔线

发文字号下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。操作方法:选中发文字号所在行,点击“格式” ->“边框和底纹”,在“边框”中,将“线型”设置为直线,“颜色”设置为红色,“宽度”设置为3磅,在“预览”中选择应用与“段落”的下边框,在“选项”中,设置距正文下8磅,距正文上、左、右为0磅。

注:党委办公室、院长办公室为院内各发文单位制作了带有发文单位标志和红色分隔线的公文首页,各单位在印发公文时,可使用该公文首页。操作方法:在按要求完成“页面设置”后,将首页前七行行距设为29.5磅,第八行输入发文字号。选中发文字号所在行,设置段后2.5行,输入公文标题。

三、主体部分

(一)公文标题

一般用2号方正小标宋简体字,分一行或多行居中排布。回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。操作方法:红色分隔线下空一行位置编排,行距为35磅。多个发文单位名称之间用空格分开,不加顿号,换行时省略空格。副标题用3号仿宋体字。

(二)主送单位

编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个单位名称后标全角冒号。主送单位用3号仿宋体字。

(三)公文正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送单位下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,一般第一层用3号黑体字、第二层用3号楷体字、第三层和第四层用3号仿宋体字标注,均不加粗。

(四)附件说明

如有附件,在正文下空一行,左空二字用3号仿宋体字标注“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如:“附件:1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(五)发文单位署名、成文日期和印章

公文必须标注发文单位署名。单一单位行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名,印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名,最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

成文日期一般右空四字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。印章用红色,不得出现空白印章。

(六)特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下发文单位署名、成文日期和印章时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

(七)附注

如有附注,用3号仿宋体字,居左空二字加圆括号编排在成文日期下空一行。

(八)附件

附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字,顶格编排在第一行的左上角,附件标题用2号小标宋体字,行距为35磅,居中编排在第三行。附件文本内容的格式要求同正文,用3号仿宋体字,行距为29.5磅。附件表格内容的格式可根据实际情况自行确定。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注附件及附件顺序号,用3号黑体字标注。 

四、版记部分

版记应当编排在公文最后的偶数页面。版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线,高度为0.35mm,中间分隔线为细线,高度为0.25mm。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

印发单位和印发日期用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发单位左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

如有抄送单位,一般用4号仿宋体字,在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称,多个抄送单位之间用逗号分开,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送单位名称后标句号。

操作方法:

版记中无抄送单位时,在公文最后的偶数页面的最后一行,输入印发单位和印发日期,可根据字数调整字体间距,保证印发单位和印发日期在一行之内。点击“格式” ->“边框和底纹”,在“预览”中选择应用于“段落”,添加1磅直线的下边框和上边框。

版记中有抄送单位时,在公文最后的偶数页面的最后一行,输入印发单位和印发日期,点击“格式” ->“边框和底纹”,在“预览”中选择应用于“段落”,添加1磅直线的下边框。然后在印发单位上一行输入抄送单位,再为抄送单位这一“段落”分别添加1磅直线的上边框和3/4磅直线的下边框。

五、页码

页码用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线。一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

操作方法:在页脚外侧位置插入不带(短)横线的页码后,双击“页脚”进入页脚编辑状态,对准页码单击出现编辑框时,进行如下设置:(1)在页码两侧使用“特殊符号“中的“数字符号”添加一字线和一个空格,并设置4号宋体格式;(2)将页码的图文框向右拉伸至8刻度位置,再进行居中排布,即可实现单页码居右空一字,双页码居左空一字;(3)在“页面设置”->“版式”中,将“页脚”设置为25mm。

当公文版记页前有空白页时,在空白页的前一页,点击“插入”->“分隔符”,在“分节符类型”中选择“下一页”,点击“视图”->“页眉和页脚”,选择取消“链接到前一个”,再删除页脚中的页码即可。

六、特殊公文

(一)信函格式

发文单位标志使用发文单位全称或规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,使用红色小标宋体字。

发文单位标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细),居下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。版记不加印发单位、印发日期和分隔线,位于公文最后一页版心内最下方。

(二)纪要格式

纪要标志由“ * * * * * 纪要”组成,居中排布,上边缘居版心上边缘35mm,使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假或列席人员名单,除依次另起一行,并将“出席”二字改为“请假”或“列席”之外,编排方式同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

七、公文模板

公文模板对学院党政公文的各要素进行了设置,可以套用,但需根据实际情况进行适当调整。

二零一四年四月二十五日


无锡工艺职业技术学院院务公开实施方案

锡工院[2007] 01号

为加强我院的民主政治建设、加强我院的民主管理与民主监督,促进依法治校,根据省教育厅关于推进全省教育系统政务公开工作的意见,联系我院工作实际,特制定院务公开实施方案。

一、院务公开的指导思想与原则

院务公开工作要坚持以邓小平理论和江泽民关于“三个代表”的重要思想,以党的基本路线为指导,认真贯彻全心全意依靠广大教职工办学的方针,通过院务公开工作进一步密切党群关系和干群关系,加强党内监督和以教职工代表大会为基本形式的民主管理、民主监督,规范办事程序,增强决策的科学化、民主化、规范化和制度化,提高管理水平和办学效益,增强学院凝聚力和办学活力,保证学院的各项工作符合有关法律、法规和有关政策,促进学院的改革、发展和稳定。

院务公开工作要坚持客观、公正、实事求是的原则,要能充分反映学院院务实际。凡是与学院教学、科研、管理、教育改革发展等密切相关的重大问题和涉及教职工切身利益的重要事项,除在一定时期需要保密的事项外,均应在一定范围内以适当形式和程序予以公开。

二、院务公开的主要内容

学院院务公开的主要内容;学院的机构设置、各部门的管理权限和主要职责;学院及各部门办事依据的法律法规和标准要求;学院及各部门制定的具体办事制度、方法和要求及办事的步骤、时限等程序性规定;有关事项的处理结果;有关工作纪律及群众举报、投诉的途径和方法;学院改革发展的重要举措及重大事项的处理意见;学院师生员工普遍关心的问题等。实行院务公开的具体事项如下:

1.向本院教职工公开的事项

⑴学院发展规划、学年度、学期的目标任务、工作计划及总结;

⑵学院的重大决策方案和相关政策;

⑶干部和教职工的聘任、考核、晋级、奖惩、职称评定等方面的有关政策规定、程序及结果;

⑷新校区工程建设项目方案、招投标情况、工程验收结果及工程决算;

⑸实验仪器设备、学院办公用品等大宗资产的采购、分配和使用情况;

⑹财务公开。学院经费的收入、支出及使用管理情况;

⑺学院领导干部廉洁自律情况,党风廉政建设责任制执行情况,领导干部经济责任审计结果;

⑻有关工资、奖金分配政策和执行情况;

⑼教职工住房的建设、出售、调整情况,医疗改革情况,住房公积金,生活福利费,养老金和其它社会保障基金情况等寓教职工切身利益密切相关的事项。

2.向本院学生公开的事项

⑴学院的办学思想、重大决策、发展规划、年度工作计划、各项改革方案及实施情况;

⑵课程设置、教学计划、教学章程,学生转学、转专业、休学以及专转本等教学管理规定和办法;

⑶学杂费和其他管理费用收费标准及依据;

⑷学生管理制度和奖惩事项;

⑸特困生费用减免、资助及学生奖学金、助学金、贷学金政策、数量、评定程序和发放情况,勤工俭学岗位及人员选用政策;

⑹学院各部门办事的步骤、时限规定、办公地点、负责人员、投诉电话及处理结果等;

⑺有关学生宿舍、教师、图书馆、运动场所、医院、食堂、校园治安、交通等公共场所和事务的管理办法;

⑻学院对学生参加社会实践、课外活动的各项政策规定和组织管理;

⑼应届毕业生的就业指导和推荐工作的规程;

⑽其他应向学生公开的事项。

3.向社会公开的事项

⑴学院的办学思想、专业设置、教学改革、学科建设和有关情况;

⑵学院改革、建设、发展的概况和重大事项;

⑶学院各类招生的招生计划、有关政策规定、推荐考核办法、录取标准和结果、招生检查程序等;

⑷向学生收费的项目、标准、依据、程序、时间、其他代收代办项目;

⑸学院教师、管理人员、职工的招聘情况;

⑹社会关注的其他事项。

4.其余事项

院务公开除规定的保密事项外,其他事项原则上均应公开以保障广大师生员工的知情权、监督权。

三、院务公开的形式

1.通过教职工代表大会及各种会议形式,如中层干部会、党政干部联席会、学生会等形式通报公开事项;

2.利用文件、院报、橱窗公告、校园广播、校园网等传播媒体,向全院教职工公布应该公布的事项;

3.加强与新闻媒体的沟通联系,通过报纸、网络、电视台和校园网等,及时向社会发布院务公开信息;

4.通过院领导接待日、公布举报接待电话、设立监督信箱等形式。

四、院务公开的程序

1.各部门要按照本实施方案的规定,结合自身的实际,制定适合本部门的公开内容和实施办法,并报院务公开工作领导小组;

2.由院务公开工作领导小组对准备公开的内容进行审查;

3.根据公开内容选择确定公开形式进行公开;

4.有关事项进行公开后,对群众反映的问题,提出的意见、建议或投诉,必须安排专人办理,认真查处,并认真负责的答复,做到件件有落实,事事有回音;

5.监审处、院办等机构要按照职责分工,切实做好推进院务公开的监督责任,并将督促检查的情况及时上报院务公开工作领导小组。

五、院务公开的组织领导

为把院务公开作为学院建设的一件大事抓紧抓好,抓出成效,学院成立院务公开工作领导小组。院务公开工作领导小组要定期研究分析院务公开工作,做出工作部署,抓好措施落实以及对公开实施情况的督察。

组  长:何祖伟

副组长:黄卫平、马志远、邵汉强、过元伟

成  员:孙振球、许佩珠、冯  萍、林素琴、谢建平、

董秀华、谢荣荣、吴建新、史汉庭

六、实施

本实施方案自公布之日起开始施行,由院务公开工作领导小组负责解释。

二○○七年一月二十六日


无锡工艺职业技术学院领导干部外出请假备案规定

党办字〔2014〕5号

为进一步加强领导干部外出管理,现就领导干部外出请假备案有关规定通知如下。

 一、院领导外出,需报请主要领导审批同意,并报办公室备案。

二、各部门主要负责同志外出,需经分管领导同意后,报主要领导审批同意,并报办公室备案。

三、各院系(部)党政主要负责同志外出,需经联系点领导或业务分管领导同意后,报主要领导审批同意,并报办公室备案。

四、各部门副职领导外出2天以内(含2天),需经分管领导审批同意,并报办公室备案;外出3天以上(含3天),需经分管领导同意后,报主要领导审批同意,并报办公室备案。

五、各院系(部)党政副职领导外出2天以内(含2天),需经联系点领导或业务分管领导审批同意,并报办公室备案;外出3天以上(含3天),需经联系点领导或业务分管领导同意后,报主要领导审批同意,并报办公室备案。

六、领导干部出国(出境)需按外事管理规定严格履行审批手续外,离院前仍需办理请假备案手续。

七、领导干部外出参加公务活动,以及个人请假,均需办理请假备案手续。

八、领导干部外出一般应提前2个工作日提出申请,经批准并办理备案手续后,方可外出。

九、领导干部外出一律以书面形式办理请假备案手续,公务出差需填写《出差申请单》,参加会议需另附会议通知。

十、领导干部双休日、节假日及寒暑假外出参照执行。

各单位要严格遵守以上规定,确保各项规定落到实处。

二零一四年十二月八日


无锡工艺职业技术学院关于进一步规范公务出差管理的通知

锡工院办字〔2014〕1号

为进一步规范公务出差管理工作,加强内部管理,提高工作效率。现对教职工公务出差管理工作通知如下:

一、出差审批程序
   学院执行公务出差审批制度,教职工公务出差活动按照先请示,经批准后实施的原则进行。

(一)申请手续

教职工因公出差须事先填写《出差申请单》(见附件1)。《出差申请单》一式2份,一份用于报销,一份用于备案。

(二)审批手续

1.科级干部、部门工作人员及教学人员《出差申请单》由部门负责人审批。

2.中层副职干部出差2天以内(含2天),《出差申请单》经部门负责人签字后交分管领导(联系点领导)审批;出差2天以上,经部门负责人签字、分管领导(联系点领导)审批后交主要领导审批。

3.中层正职干部(含主持工作的中层副职)《出差申请单》经分管领导(联系点领导)签字后交主要领导审批。院系党政正职领导出差必须互相请假。

中层干部申请出差参加会议,《出差申请单》报分管院领导(联系点领导)和主要领导审批时,应将会议通知一并报学院领导审阅。中层干部申请出差,因分管领导(联系点领导)或主要领导出差未能完成审批手续的,可先电话请示,征得同意后,事后补办相关手续。

4.学院副职领导公务出差,经学院主要领导同意后,应将行程通报学院办公室。

《出差申请单》审批通过后,科级干部、部门工作人员及教学人员交部门负责人备案。中层干部交学院办公室备案。

二、差旅费报销办法

(一)出差人员应在差旅活动结束后一个月内办结报销手续。

(二)出差人员报销时应填写《差旅费报销单》,连同《出差申请单》一并交财务处核报。

(三)出差补助标准按学院相关规定执行。
三、出差后情况反馈
(一)参加相关会议的出差人员,应及时在一定范围内汇报

或通报会议精神。

(二)参加学术会议的出差人员,应通过一定途径介绍学术研究情况。

四、教职工出差一般应使用公共交通工具,特殊情况下需要使用公务用车的,应填写《公务用车申请单》(见附件2),向学院办公室申请,由学院办公室根据实际情况按程序安排。中层干部出差申请公务用车的,原则上应2人以上同行。

五、学院办公室应掌握各院系(部)、各部门负责人出差情况,负责对出差制度的执行情况进行监督,并及时向学院领导汇报。

六、本通知自下发之日起执行,由学院办公室负责解释。原有关公务出差管理规定停止执行。

二零一四年五月五日


锡工艺职业技术学院公务车辆使用管理办法

院办字〔2015〕1号

根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》精神,为进一步规范学院公务用车管理,减少经费开支,根据国家和江苏省有关规定,结合学院实际情况,特制定本办法。

一、车辆使用范围

1、学院公务活动用车。

2、学院各单位外出调研、学习交流、洽谈合作等用车。

3、经主要领导批准的其他活动用车。

二、用车申请

教职工出差一般应使用公共交通工具,特殊情况下需要使用公务用车的,可提前2天向办公室提出用车申请,并填写《公务用车申请单》,办公室根据实际情况,统筹安排车辆。公务外出尽量合并用车,中层干部出差申请公务用车的,原则上应2人以上同行。

三、用车费用

学院公务用车采取有偿服务方式,各单位用车费用实行内部结算。为节约公务用车开支,提高资源使用效益,参照车辆运营成本,各地区用车费用如下:宜兴150元/天,无锡、常州300元/天,南京、苏州、杭州500元/天,上海700元/天,其他地区视实际情况而定。除宜兴地区外,其他地区用车外出3天以内,用车费用按上一天的60%结算,外出3天以上,第4天起按第3天的用车费用结算。

用车结束后,使用单位需及时填写《学院公务用车费用结算单》(见附件),以便内部结算使用。

四、本办法在公布之日起执行。

二零一五年四月十日


无锡工艺职业技术学院中巴车使用管理办法(试行)

院办字〔2014〕3号

根据学院安排,由办公室负责中巴车的统一调配和日常管理工作。为加强车辆管理,合理使用车辆,满足工作需要,结合学院实际,特制定本办法。

一、车辆使用范围

(一)学院公务活动用车。

(二)学院各单位外出调研、学习交流、洽谈合作等用车。

(三)经主要领导批准的其他活动用车。

二、用车申请

因工作需要,外出人数达10人以上,可提前2天向办公室提出用车申请,并填写《公务用车申请单》。办公室根据实际情况,统筹安排车辆。

三、用车费用

学院各单位用车费用实行内部结算。为节约公务用车开支,提高资源使用效益,参照车辆运营成本,各地区用车费用如下:宜兴300元/天,无锡、常州600元/天,南京、苏州、杭州800元/天,上海1000元/天,其他地区视实际情况而定。除宜兴地区外,其他地区外出用车3天以内,用车费用按上一天的60%结算,外出用车3天以上,从第4天开始按第3天的用车费用结算。

用车结束后,使用单位需填写《中巴车用车费用结算单》(见附件),履行审批程序后报销。

四、本办法自公布之日起执行。

二零一四年十二月八日


关于印章管理和使用的有关规定

办字[2004]01号

为进一步加强学院印章管理,规范印章使用程序,提高工作水平,根据上级有关规定,结合我院实际,特制定如下规定:

一、印章管理

1、“无锡工艺职业技术学院”公章由院行政办公室负责人承担保管、使用的责任。院行政办公室负责人可指定专人负责保管、使用和使用情况的登记。

2、学院行政管理部门和教学业务部门的印章由院行政办公室统一负责刻制和发放。

3、各部门的印章由各部门负责人承担保管、使用的责任。各部门负责人可指定专人负责保管、使用和使用情况的登记。

4、 “无锡工艺职业技术学院”公章作废应交教育厅办公室处理;学院其他行政管理和教学业务部门的印章作废应交院行政办公室处理。

二、印章使用

(一)、文件函件用印

1、以学院名义发出的公文,需由院一级领导签发才能加盖"无锡工艺职业技术学院"印章。加盖"无锡工艺职业技术学院"印章后,应将公文底稿和正式公文一式三份留交院办统一归档。

2、重要文件 (如工资调整、人员调动、干部任免、重要合同)的用印,经由职能部门审核,再由主管院领导签批后用印。

3、以院办名义印发的各类文件用印,需经院办主任签字或报主管领导签发。

4、各类合同书、协议书,计划债务书、申报材料、统计报表等如有要求由法人代表签字的,一定要法人代表签字后方可盖章,其他由分管院领导签字后用印。

5、向外刊登广告用印需经部门领导签字,并将原文送院办审核后,再由学院主要领导审批。

(二)办*用印

1、毕业证、肄业证、结业证或其他学习证明加盖公章,由教务处统一办理。盖章时,必须持有主管院领导签批的毕业生(或肄业、结业生等)名册。名册由用印经办人签字后,按规定要求归档。

2、各类奖励证书需附有院级领导签发的文件及名册,方能加盖印章。

3、以学院名义颁发的荣誉、兼职教授聘书,应凭院领导签批的公文,方能加盖“无锡工艺职业技术学院”印章。

(三)证明专用章的使用

1、凡因公务需出具学院证明的,需经职能部门负责人签批 (重要事项需经主管院领导签批)。

2、一般证明用印由职能部门或院长办公室审核无误后则可。

3、其他情况用印的,经院办确认后,作出决定。

4、一律不开具空白介绍信。

(四)涉外活动用印

1、凡外事活动 (如申请出国或赴港、澳、台旅游或探亲等)应经所在部门审核、由院领导批准签字后方可用印。

2、凡对国外或港、澳、台发出公函或文件用印,需由经办部门负责人签名,院行政办公室审核,再由院领导签发。应将底稿及正件二份交院办统一归档。

3、凡学院与外商或港、澳、台签定的合同、协议书等用印,须译成中文后,由院办审核,院领导签批后方可用印。

4、出国留学人员、出国交流或参加会议,如函件需要用印的,要确保内容不涉及国家机密,其函件首先应经所在部门领导审核,再交院主管领导签批后方可用印。

凡是不符合上述用印手续的,一律不予办理。

本规定自公布之日起实施。

本规定由院办负责解释。

2004年9月1日


无锡工艺职业技术学院学院外事工作制度

锡工院院字[2006]15号

为加强我院外事工作的管理,适应新形势需要,参照国家和地方外事部门的有关规定,结合我院实际,特制订本制度。

一、学院各部门与个人在涉外活动中要维护国家主权和民族尊严,在接待中做到热情友好,以礼相待,不卑不亢,落落大方。 

二、凡利用学院的资源(人员、资料、设备、场地、无形资产等)与境外机构或人员开展各种涉外活动:如合作交流,聘请专家、合作办学,举办会议、参观、访问等,所在部门应按照有关规定及时向外事办申报、备案,并经分管院领导审批后方可组织实施。

三、各部门或个人对外国新闻机构和记者的采访要求,应事先向学院分管领导报告,得到批准后方可接受采访,不得私自接受外国记者采访(包括电话采访)。

四、学院教职工如需听取外籍人员讲座,应事先上报学院外事办备案。

五、各部门因公出国人员向外国使领馆申办签证,均需按学院规定程序办理。未经学院同意,任何部门和个人不得以任何方式直接向使领馆接洽、办理或催询。

六、任何人不得利用外事工作之便违反规定为自己子女亲属出国提供方便。

七、因公出国人员回国后,应在15天内将因公护照交外事办保管;处级以上干部原则上不办理因私护照(如有特殊情况确需办理者,应在回国15天内将护照交外事办保管)。

八、任何部门和个人不得向外宾索要礼品、礼金。对外宾赠送的贵重物品、高档消费品应交外事办统一登记处理。

九、对外国有关机构、团体和个人为发展教育科研事业所捐赠款项应交学院财务部门统一管理,不得以部门或个人名义存入国内外银行。

十、遵守保密规定,涉密及内部文件、资料,以及印有“内部发行”、“国内发行”等字样的出版物不准通过普通邮政局向境外邮寄;确因特殊情况需携带出境的应按照国家保密局、海关总署《关于国家秘密文件、资料和其它物品出境的管理规定》,办理出境许可证。不得携带此类文件去外国使、领馆参加活动。

二○○六年九月十八日


无锡工艺职业技术学院因公出国人员护照管理办法

锡工院院字[2006]16号

根据外交部和江苏省人民政府办公厅有关护照管理的文件规定,结合我院实际,特制定本办法。

一、护照的管理

1.护照是出国人员因公出入境和国外旅行、居留的主要证件。我院各部门所有因公出国人员护照(包括公务、因公普通护照)和赴港、澳通行证等,均由外事办统一管理。

2.外事办建立护照回收台帐,并根据有关规定,将已过期或已用完无空页的护照上交江苏省外事办公室。

3.对已失效护照,如本人要求将原持护照留作纪念,需报经江苏省外事主管部门批准,切去护照右上角,加盖注销章并登记后,可交本人保存。

二、护照的收缴

1.各类因公出访人员在出访任务批件规定回国日期的15天内,必须将护照交由外事办保管。

2.凡因护照散失在个人手中而发生问题的,将追究其责任;对无理拒不交出护照者,今后将停止为其办理出国手续1~2年,并上报江苏省外事办备案吊销其所持证件。

三、护照的再次使用

出国人员的护照再次使用时,由外事办送江苏省外事办公室验证,由江苏省外事办公室决定继续使用或申领新护照。

四、护照的遗失

在国外遗失护照,持有人应立即书面报告我国驻所在国的使领馆,并通知学院外事办,由该外事办报江苏省外事办公室备案;在国内遗失应立即书面报江苏省外事办公室和当地公安部门,以便采取必要的措施。

五、本办法自公布之日起执行,由外事办负责解释。

二○○六年九月十九日


无锡工艺职业技术学院副处级以上干部因私出国(境)证件管理暂行规定

锡工院国字〔2015〕1号

为贯彻中央关于加强党政领导干部出国(境)管理的有关规定,进一步规范我院副处级以上干部因私出国(境)证件的管理,根据中共中央组织部、中共中央金融工作委员会、中共中央企业工作委员会、公安部、人事部《关于加强国家工作人员因私事出国(境)管理的暂行规定》(公通字〔2003〕13号)和中共中央组织部《关于进一步加强领导干部出国(境)管理监督工作的通知》(组通字〔2014〕14号)等文件精神,决定对我院副处级以上领导干部的因私出国(境)证件实行集中管理,特制定本规定:

一、本规定适用范围为学院副处级以上干部(根据规定,宜兴市公安局出入境管理处将我院副处级以上干部列入“登记备案人员”范围)。

二、学院副处级以上干部因私出国(境)必须按照宜兴市公安局出入境管理处的要求办理审批手续,由学院党委签署审批意见。

三、实行副处级以上干部因私出国(境)证件(因私护照、往来港澳地区通行证、大陆居民往来台湾通行证)集中保管制度。

四、副处级以上干部如需领用因私出国(境)证件,应向学院党委汇报,同意后填写《领导干部领用因私出国(境)证件登记表》,因私出国(境)证件应在回国(境)10天内交学院国际交流处统一保管。

五、由国际交流处指定专人负责收缴和保管因私出国(境)证件,并设立专柜保存。保管人对因私出国(境)证件的使用、收缴情况进行登记,并及时催收出国(境)人员按时上交证件。

六、副处级以上干部要自觉遵守规定,对不按规定履行审批手续、不按规定上交所持因私出国(境)证件、未经批准擅自因私出国(境)等行为将视情节严重程度按照有关规定处理。

二零一五年四月二十七日


无锡工艺职业技术学院档案工作管理条例(试行)

锡工院办字[2006]07号

一、总  则

第一条 为了加强学院档案管理工作,提高档案管理水平,维护档案的完整与安全,充分发挥档案在教学、科研和学院管理等各项工作中的作用,更好地为学院建设和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》并结合我院实际,特制定本管理条例。

第二条  本条例所指档案为学院从事教学、科研、党政管理和其他各项工作中直接形成的反映学院活动历史、对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件数据、光盘、磁盘等不同载体形式的历史记录。

第三条  学院档案既是重要的信息资源和历史见证,又是学院和社会的宝贵财富,对学院的建设和发展具有重要作用,每个教职工都要有保护档案的意识和义务。学院全部档案应实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第四条  档案管理是维护学院历史丰实面貌的重要工作。学院要加强对档案工作的领导和管理,把档案工作纳入学院发展规划和计划之中,纳入各部门的议事日程和管理制度,纳入有关人员岗位职责范围。

二、 档案工作机构体制与任务职责

第五条  学院设综合档案室,隶属于学院办公室。综合档案室既是学院档案工作的职能管理部门,又是保管和开展提供利用档案的机构,对全院档案工作实行统筹规划,组织协调、监督和指导。

第六条  学院各系、处、部、室等归档部门,应有一名文书人员兼职档案的具体工作。各归档单位的档案工作应在学院综合档案室指导进行。

第七条  综合档案室的基本任务

1.  贯彻执行国家档案工作法规、法令、政策和规定;

2.  开展档案宣传教育活动,增强教职工的档案意识;

3.  制定本院档案工作计划和规章制度,并组织实施;

4.  负责监督、指导、接收、整理、鉴定、分类、保管和统计全院各类档案及有关资料;

5.  负责做好档案的开放和利用工作;

6.  做好编研工作,编制检索、工具,主动为利用者提供素材,为领导决策提供依据;

7.  参加档案信息的整体化建设,开展各方面协作,进行档案信息交流;

8.  完成学院领导交办的其它任务。

第八条  学院各处、部、系、室等单位档案工作的基本任务。

1.按照综合档案室的有关规定做好本单位文件材料的收集、整理、分类、归档等工作;

2.按照归档范围要求,除有特殊规定外,每年六月底前移交上年度归档的文件材料;

3.积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

三、文件材料的积累和归档

第九条  学院实行文件材料形成部门收集、整理归档制度。各部门把应归档的各种文件材料按要求进行收集、鉴定、排列、组卷向综合档案室移交,档案室负责业务指导与检查验收。

第九条  凡需归档的文件材料必须遵循文件材料的形成规律,保持彼此间的历史联系,便于保管和利用的原则,进行系统整理、编目。由本部门主管领导审查后移交给学院综合档案室。

第十一条  归档的文件材料应质地优良,字迹、阅样清晰;一般采用钢笔或碳素笔书写,不得采用易褪色、易变质的材料书写,不能有金属装订物。

第十二条  电子公文形成单位必须将具有保存价值的电子文件,制成纸质文件与电子文件的存储载体一并归档,并使两者建立起联系。(目前,我院尚无此类问题)

第十三条  个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定和要求向档案室移交,任何人不得据为己有。

第十四条  文件材料类别的归档范围(按照实体)。

1.  党群类:主要包括学院党委、组织、宣传、纪检、工会、团委、民主党派(统战)等组织的工作计划、总结、请示、批复、行政法规以及上级机关关于本院管理方面的文件材料;

2.  行政管理类:主要包括学校行政、人事、保卫、后勤、档案、图书等工作中形成的工作计划、总结、请示、批复、行政法规、政策等以及上级机关关于本院管理方面的文件材料;

3.  教学类:主要包括反映教学管理、教学实践等流动中形成的文件材料以及上级机关关于教学管理、学生管理方面的材料;

4.  科产类:主要包括论文、专著(目前我院尚不具有)、课题研究成果、学院研制产品、工艺品的样品或样品照片、录像以及其生产过程中形成的文件材料;

5.  基建类:主要包括学院关于基建的报告、请示、批复、工程设计任务书、图纸、施工记录、工程蓝图等材料;

6.  仪器设备类:主要包括学院购置和引进的国产和国外的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件(说明书)以及在使用、维护等工作中形成的文件材料;

7.  出版类:主要包括学院出版的学院报、院刊、海报及其他学术刊物等;

8.  外事类:主要包括有关人员出国考察、使用研究、授予中外学者、著名社会活动家名誉职务等有关的材料;

9.  财会类:主要包括会计凭证、会计报表、会计帐簿等会计核算专业材料;(属于专门档案)

10.人事类:关于人事工作的一切材料(属于专门档案,也可归入前面的党群类和行政类);

11.声像类:由于其载体的特殊性,可以单独作为一类进行归档。

第十五条  各类档案的归档时间。

1.  党群、行政、出版、外事等综合性档案应于次年6月底前归档;

2.  财会、教学档案应按会计年度和学年等专门年度进行归档;

3.  科研类档案应在项目完成鉴定后两个月内归档;

4.  基建档案应在项目竣工验收后两个月内归档;

5.  设备类档案应在仪器安装调试后两个月内归档;

6.  声像档案应于录制、编辑试放后两个月内归档。

第十六条  学院各部门向综合档案室移交档案时,必须输交接手续,填写移交清单,双方清点无误后签字、盖章。

四、档案的管理利用与编研

第十七条  档案室要对学院档案进行分类、编号和排列。做到分类科学、整理系统、保管安全、利用方便。

第十八条  档案室应研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案应及时修复或复制。

第十九条  要不断完善档案信息化建设,逐步实现公共档案信息资源共享。

第二十条  加强档案编研工作,有计划地对档案资料进行研究整理,为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。

五、经费、库房和设备

第二十一条  学院要根据档案管理的需要划拨经费,列入学院预算,统筹解决。

第二十二条  学院要提供专用的库房,逐步达到防火、防火、防晒、防潮、防虫、防盗等要求,以保证档案的实体安全和信息安全。

第二十三条  学院要有计划地配置必要设备,不断完善档案管理现代化。

六、考核与奖惩

第二十四条  学院应把档案工作纳入教学、科研和管理工作人员的职责范围,纳入有关工作程序,并作为考核干部工作实绩的内容之一。

第二十五条  学院应建立档案工作检查、考评制度,考评工作在主管院长领导下由档案室负责实施。对于在档案工作中做出突出贡献的专、兼职档案工作人员,由学院给予表彰和奖励。对不按时归档的单位和个人,学院将提出批评。对拖延时间较长,影响档案室工作正常进行的,通报全院,年终不能评为先进。

第二十六条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,因玩忽职守造成档案损失或失密、泄密的有关领导和个人,根据情节轻重,依照有关规定,由学院给予行政处罚;构成犯罪的由司法部门依法追究刑事责任。

七、附  则

第二十七条  本条例由学院办公室负责解释。

第二十八条  本条例自发布之日起施行。

二○○六年九月二十八日


无锡工艺职业技术学院档案实体分类实施细则(试行)

锡工院办字[2006]06号

一、编制说明

(一)编制目的

为使学院档案工作适应学院日益发展的需要,实现学院档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,加强学院档案和档案工作的科学管理,促进档案整体化业务建设,充分发挥学院档案的作用,更好地为学院各项工作服务,根据国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》,结合我院具体情况,编制本分类实施细则。

(二)档案目的划分与标识

1.一级类目的划分与标识

一级类目是学院档案实体分类的最高层位,根据学院档案产生的领域范畴,结合档案的内容性质,确定为十二个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

DQ党群:主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政:主要包括行政职能部门(教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。

JX教学:主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KC科产:主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料以及产品(工艺品)生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料;

JJ基本建设:主要包括基建管理和项建设中形成的文件材料;

SB仪器设备:主要包括仪器设备工作管理和仪器设备的申请购置、安装调试、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料;

CB出版:主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料;

WS外事:主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料;

CK财会:主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

SX声像:主要包括反映学院各项活动和历史发展的具有保存价值的各种专门载体档案及其相配套的文字资料。

RW人物:

附:SW实物:主要包括与学院工作和发展有密切联系的各种具有纪念意义和保存价值的实体物。

2. 二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细粉。其细分的标准是档案形成的规律和特点,结合档案记录和反映的内容的性质,进行设置。

二级类目的标识,要采用“双位制”。如:“综合”为“11”,其余二级类目依次类推为12、13、14……99,但是10、20、、、等带“0”的数字不用。

3. 三级类目扩展和标识

在二级类目的基础上,由学院根据需要和可能自行决定扩展三级类目,其标识方法与二级类目相同(目前,我院尚不需要扩展三级类目,但随着文件材料的增加和复杂化,三级类目的扩展也很必要)。

(三)档号的编制

1.档号:是存取档案的代号,也是排架的依据,必须反映学院档案的分类体系和物理位置。

2.档号编制原则:必须符合唯一性、合理性、稳定性要求,不得重号。

3.档号结构、模式和标识:

⑴档号包括年度号、分类号、案卷号三部分:a、年度号由四位阿拉伯数字组成;b、分类号是档号主体,一般由一、二级类目号组成;c案卷号是最下位顺序编码,可不限级数。

⑵档号的模式为:年度号+分类号+案卷号

⑶档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。用连接符“—”连接。如:2004年内容为学籍管理的第11号卷的档案可标识为:2004—JX14—11。

(四)档案的实体排架

1.将永久、长期卷排在前面,短期卷排在后面。

2.同一年度的按类目排列,先按一级类目,后按二级类目。

3.排架顺序不得影响案卷之间的有机历史联系。

二、档案实体分类方案表

DQ党群

11党务综合

⑴上级机关针对我院或需要贯彻执行的党建工作方面的材料;

⑵党代会会议记录,党委工作条例制度等;

⑶分党委、总支、直属支部综合材料入此。

12纪检

13组织

14宣传教育

15统战(民主党派材料入此)

16工会(妇女工作材料入此)

17团委(学生社团材料入此)

XZ行政

11综合(教职工代表大会和院系等单位综合材料入此)

12人事(师资培养材料入此)

13监察审计

14保卫

15总务 

16档案、图书

17后勤管理

JX教学

11综合(学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此)

12学科与实验室建设(专业设置材料入此)

13招生就业

14学籍管理(学生奖惩材料入此)

15课堂教学与教学实践

16教材(征定)

17毕业生工作材料(信息反馈)

KC科产

11综合(科产经费管理、学术活动材料入此)

12科研项目

13工艺品

14其他产品

JJ基本建设

11综合

12工程项目准备文件

13施工文件

14竣工文件图纸

15验收文件

SB仪器设备

11综合

12按仪器设备项目

CB出版

11综合

12学报

13刊物

14书稿

15音像(也可作为特殊载体档案归入声像类)

WS外事

11综合

12出国(境)(各种审批材料入此)

13来校(外国留学生工作、招聘外教等材料入此)

14国际合作与会议

CK财会

11综合

12会计报表

13会计帐簿

14会计凭证

15工资清册

SB声像

11综合(材料介绍与配套资料)

12照片

13录音带

14录相带

15幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18缩微胶片

19光盘

RW人物:与我院有关的或对我院发展有杰出贡献的人员的相关资料

11副高职以上人员

12离退休人员

13有贡献和影响的人员

14逝世人员

15历任校长和党政管理人员

15其他

附:SW实物

11综合(材料介绍)

12奖品

13赠品

14手迹

15已作废的印章、印模、印鉴

16证件

17出土文物、古懂及其他

二○○六年九月二十八日


无锡工艺职业技术学院部门立卷规范

锡工院办发[2007]02号

根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《高等学校档案工作规范》的要求,各归档单位在向档案室移交档案前必须完成立卷工作,实行部门立卷制度。为了进一步做好我院各部门立卷工作,特制定本规范。 

第一条 学院各部门立卷工作是指各归档单位将本年度内办理完毕需要继续保存的文件材料按照立卷的方法和要求,立成案卷,定期移交给学院档案室的工作。 

第二条 各单位要根据学院档案室下发的全院各类文件材料的归档范围,并按照文件材料产生的规律和特点,在学院档案室的具体指导下,由专(兼)职档案员进行立卷工作。 

第三条 学院内个人在其非职务活动中形成的文件材料,可以按征集、代管、捐赠的方式进行处理,可由本人在档案部门的指导下立卷,也可由院档案室在本人配合下立卷。 

第四条 兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围,设置案卷类目、条款,将已经办理完毕的文件材料随时归入卷内,为年终调整定卷奠定基础。

第五条 立卷归档的分工

1.全院性、综合性的文件材料由办公室负责立卷归档。其余按业务分工负责相应门类档案的立卷和归档。

2.立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门对口负责,其它部门密切配合进行。

第六条 案卷质量的要求

1.各门类档案总的质量要求是:遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的历史联系,适当考虑和区分文件材料的不同保管价值,使案卷便于保管与利用。

2.案卷内文件材料必须准确反映我院教学、科研和管理等活动的内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

3.管理活动所形成的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要修改稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

4.不同年度的文件材料一般不得一起立卷,但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷;跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷;会议文件放在开幕年度立卷;非诉讼案件放在结案年度立卷。

5.确定文件材料的保管价值,要根据学院工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:

(1)凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌,对学院、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;

(2)凡反映学院一般工作活动,在长时期内对学院和社会有查考利用价值的,列为长期保管;

(3)凡在短时期内对学院工作有查考价值的,列为短期保管。

6.上级发来的文电,除少数直接针对我院并要执行的重要文件应当永久保管外,其余多数为长期、短期保管。

7.案卷内文件材料要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。

8.原则上每卷不超过200页。当问题比较单一,文件材料较少,又不便于一起归类时,可以立较薄的卷。

9.每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改或简化,若原有题名无实质内容或无题名,要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、及年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。

10.案卷内文件材料情况说明应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作主管负责人。  

11.案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面,最多不超过50字。

12.要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹模糊的应复制与原件放在一起,不是中文的文件材料应有翻译件附后。

13.超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

14.案卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编件号。

15.原则上不能使用复印件归档。

第七条 立卷的具体方法

(一) 党群、行政类档案及其余各类档案综合部分的立卷方法

1.六个特征的立卷法

是指运用分类过程中,揭示出来的作者、问题、名称、时间、通讯者、地区六个具有代表意义的文件特征,选取二至三个特征作为文件相互组合成卷的共同点。

2.四分四注意"立卷法

分年度,注意文件内容针对的时间;分级别,注意本级和上下级同级机关文件之间的密切联系;分问题,注意处理好不宜按问题特征立卷的文件材料;分保管价值,注意立足本机关和维护问题的完整性。

3."一事一卷法"

以一件事或一个问题为主线来组卷,凡一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动所形成的文件,均可单独组合一卷。

(二)专题性、成套性档案立卷方法

专题性、成套性档案(教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。

(三)会计档案

 财会档案中会计档案作为专业档案,立卷应按有关规定执行。

第八条  立卷程序

(一)初步立卷

各部门要按照立卷类目条款将需要归档的文件材料初步立成案卷。

(二)集中审卷

由学院档案室负责进行审查,审查的主要内容如下:

1.文件是否收集齐全;

2.分类是否准确;

3.案卷内文件排列是否合理;

4.案卷题名结构是否完整,是否简要揭示卷内文件的主要内容。

(三)调整定卷

对不符合要求的案卷,由学院档案室负责指导进行补充收集和调整,组成案卷。

(四)案卷的编目和装订

调整定卷后由各部门兼职档案员负责打印页码、填写卷内文件目录、备考表再进行装订,并编制案卷目录、立卷说明。

(五)档案部门对案卷的整理与编目

学院档案室统一填写案卷封面、编制档号再入库保存。

第九条 归档的时间和手续

(一)学院党群、行政、教学、科研、财会、后勤服务等部门,应在次年五月底前将上一年度形成的文件材料归档。

(二)各院各系毕业生成绩总表和毕业照片(分班级),应在毕业生离院后一个月内归档。

(三)科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档;全院性重大活动,应在完成后的一个月内归档。

(四)移交和接收档案必须严格履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。

第十条 本规范自下发之日起实施,由学院办公室负责解释。

二○○七年二月


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