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规章制度

电子文件归档与管理制度
来源:暂无 作者:暂无 发布时间:12/28/2015 浏览次数:

1.  电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等磁介质载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信设备及网络上传送的文件。

2. 电子档案是指利用计算机技术形成,经鉴定具有保存和利用价值,按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。主要有:字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件、超文本文件、计算机程序、数据文件等类型。

3.真实、完整、有效、安全性保证

建立严格的管理制度和严谨的技术措施切实保证电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。

●从电子文件形成开始实施全过程管理,不间断地对有关处理操作进行校验、处理、管理登记,保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

●捕获或记录电子文件在形成、处理、归档过程中,各类责任者、操作者及凭证信息等,并与电子文件一起归档,以证明电子文件的真实性。

●保证所产生的应归档的电子文件全部归档。

●保证每一份电子文件内容信息的完整性,如电子文件存在链接内容信息时,其链接内容信息须一并归档。

●保证电子文件著录、背景和元数据等管理控制信息归档保存。

●归档的电子文件皆存储为通用的文件格式

●设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等

●对电子文件采用防错漏和防调换的标记

●建立可靠的身份识别和权限控制机制

●对归档电子文件进行备份、迁移、删除等操作,建立审批、授权、操作等多人相互制约的机制,并建立安全日志。

●存储归档电子文件的网络系统或独立计算机须建立安全防范措施,防止电子文件被无意和恶意损坏,并具备数据恢复功能。(如:安装杀毒软件及防火墙)

●定期备份、脱机备份并定期检查。

4.  归档范围

    凡是反映学院职能活动,具有查考利用价值的电子文件、电子文件著录信息及描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系、对其产生影响的历史环境、描述电子文件数据属性的文件格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理软件和图形工具软件、字符集等的电子信息文件均属归档范围。

(1)用文字处理(软件)技术形成的、与纸质档案定稿内容完全相同的文本电子文件、字处理软件及软件的型号、名称、版本号等说明性资料的电子文件。

(2)通用的办公自动化系统(OA)中产生的应归档文书材料的电子文件及登记、处理过程中产生的各类背景信息(起草者、修改者、审核者、签发者、发文者、收文者、存储管理者、文件正本打印者、电子文件归档操作者、归档电子文件的接受者、批示、签名、印章、代码等)、有参考价值的修改稿;专业性的OA系统在业务流程中产生的各类数据、系统数据库文件;OA系统软件。

(3)用扫描仪、数码相机将照片档案、其他各类纸质档案进行数据字化,获得的静态图像文件、文本电子文件,及所采用的图像处理、文字识别软件、解压缩工具软件。

(4)用计算机辅助设计或绘图软件制作的静态图形文件及采用辅助设计或绘图软件。

(5)用数码摄像机直接获得的动态图像文件;用数码摄像机将录像带、电影片等特殊载体档案进行数字化,获得的动态图像文件;图像处理软件、相关压缩算法。

(6)用音频设备获得的并经计算机处理的文件,或将原有的录音带等载体类型的音频档案用计算机进行转录处理,获得的电子文件及对其属性标识进行说明的信息文件和相关处理软件。

(7)用计算机多媒体技术制作的包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式的电子文件、计算机多媒体制作软件。

(8)直接在网上传输、阅览、利用的超文本文件及说明其所依赖的计算软硬件环境信息的电子文件。

(9)档案管理软件、软件中产生的目录数据库(lams.db )及存放相应电子文件的文件夹;其他用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等;对数据来源进行说明的电子文件。    

(10)各类电子档案所依赖的系统软件、应用软件、相关支撑软件,如:操作系统软件、数据库系统软件、应用系统软件等。
    (11)电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理等的说明性电子文

5.  归档时间

●网络环境下处理的应归档电子文件应实时进行逻辑归档,即:电子文件处理完毕后,及时地将其管理权从网络上转移到档案部门,并做好脱机备份。

●独立计算机中产生的应归档电子文件,在纸质文件办理完毕后,应及时将其拷贝、移交给档案管理部门。

●档案管理部门应定期将需永久和长期保存的电子文件及其纸质文件材料进行“双套制”归档。

6.  归档要求

(1)存储格式:归档的各类电子文件,均应以通用格式进行存储,确实无法转换的,保留原格式。

文字型电子文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式。WORD97以上版本软件产生的电子文件可直接以WORD文档格式存储。WPS、RTF等文档,应同时转换一套XML文档或PDF、WORD文档一并存储。

扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。对普通纸质档案,扫描的光学分辨率不低于200dpi;对照片档案,扫描分辨率不得低于600 dpi。

视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

用音频设备获得的声音文件,其音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

(2)电子文件的鉴定:

电子文件的鉴定工作,包括对电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性的鉴定及确定密级、归档范围和保管期限。

根据国家颁发的《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)及其他有关规定,定期对需归档的电子文件进行鉴定,主要包括:电子文件的内容、登记处理过程中相互衔接的各业责任者(起草者、修改者、审核者、签发者等)、各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)、产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)、传递、交接过程的其他标识,信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和可兼容性。

(3)归档电子文件的检验

在进行电子文件归档工作时,应对归档电子文件的基本技术条件进行检测,检测内容包括:硬件环境的有效性,软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

●计算机病毒检测

●每个脱机存储载体须进行可读性检测

●存储在通用软件环境的电子文件进行可读性抽检,存储在非通用软件环境的电子文件应逐项进行可读性检测。

●检测记录归档保存

(4)存储载体检测

●电子档案均应采用优质只读光盘或一次写光盘刻录并进行读取检测。

●移交、接收档案时,存储光盘应清洁、无划痕、无病毒。

(5)归档要求

●归档电子文件按“件”进行管理。一般,一份电子文件作为一件,密不可分的几份电子文件,存储在同一个子文件夹中(或单独一张光盘),作为一件来进行管理,如:正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

●每一件电子档案在计算系统中的存储文件名,应按规定定义:通过扫描仪、数码设备等对库藏档案进行数字化后获得的电子档案,用其对应的其他载体档案的档号;在计算机、网络系统中直接获得的电子档案,文本文件用发文字号或(无发文字号的)文件形成日期代码(8位数字,如“20040213”),图像、图形、影像、超文本文件,均用其内容的特征代码;程序文件、数据文件用其原名。

●归档电子文件的保管期限,与其对应的其他载体档案一致;无对应的,按其保存价值确定。

●同一全宗内的电子档案按照保管期限—年度—电子文件类别进行分类,并相对集中存储。不同保管期限、不同归档年度、不同类别的电子档案不能存储在同一个/张光盘上。

●每张光盘的根目录下应具有说明文件、著录文件(文件夹)、归档电子文件目录(文件夹)。说明文件,文件名为:README,文件内容包括:全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间,字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。著录文件的文件夹名:DESCRIPTION,文件内容:《归档电子文件背景及元数据信息登记表》、《归档电子文件登记表》、《归档电子文件移交接收登记表》的电子版本(见附表1、2、3) ,著录文件名分别为:DESCRIPT_bj、DESCRIPT_ml(后缀:.xml,或.doc,或.xls)、DESCRIPT_yj。归档电子文件,文件夹名:DATA。

●一件电子档案一个编号,在最低一级类目内,按文件形成时间的先后顺序,每年从“0001”开始。

●归档电子文件要一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。套别用符号表示分别为:A、B、C。

●一张光盘编一个盘号,在最低一级类目内,按归档时间先后顺序,从“0001”开始,跨年度,编大流水号。载体或装具上应贴有标签,注明:全宗号、归档年度、保管期限、类别号、盘号、套别、起止件号。

●档案保管部门在验收合格后,完成归档电子文件的背景信息、移交接收、文件目录登记表(见附表1、2、3)。登记表一式两份,交接双方各保存一份。

7.电子档案的保管和利用
    电子档案应利用现代化管理手段,进行管理和利用。档案管理软件中,应具有著录、目录级、原文级检索、管理利用登记、打印报表等功能。

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件。

 ●归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

 ●存放时应注意远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。

 ●光盘载体应入袋,存放在专用的光盘盒内,竖立存放,避免积压。

 ●环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度选定范围:35%~45%。

 ●档案保管部门要掌握电子文件格式、存储管理技术的发展动态,每年均应对电子文件的读取、处理的软件环境更新情况进行检查,若出现可能不兼容或电子文件格式将要淘汰的情况时,须及时进行迁移。

 ●定期检查电子文件存储载体,对存储在可能失效载体上的电子文件及时备份。

 ●存储在光盘载体上的电子文件,定期进行数据读取检验,检验时间间隔2~4年,抽样率不低于10 %~20 %,检验中发现问题应及时采取措施,制作新的光盘。

 ●存储在光盘上的电子档案应每4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。

 ●档案管理部门应及时将定期检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

 电子档案的提供利用应符合有关规定:

 ●归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。

 ●利用时应使用拷贝件。

 ●利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,有稳妥的安全保密措施。

8.  电子档案的迁移

随着系统设备更新或系统扩充,应及时对归档电子文件进行迁移操作,并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附表)。

9.  电子档案的鉴定销毁

●归档电子文件的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关归档执行。

●属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

10.  统计

    档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。 

附件:归档电子文件各类登记表

      表1:归档电子文件背景及元数据信息登记表

      表2:归档电子文件登记表

      表3:归档电子文件移交、接收登记表

      表4:归档电子文件管理登记表

      表5:归档电子文件迁移登记表


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