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规章制度

无锡工艺学院新式立卷档案整理细则
来源:暂无 作者:暂无 发布时间:12/28/2015 浏览次数:

1  目的

为适应文档一体化和档案管理现代化的需要,提高归档文件整理工作效率,保证整理工作质量,依据中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》,结合无锡工艺职业技术学院的实际情况,制定本细则。

2  适用范围

本细则适用于学院各个部门在管理活动中形成的以“件”为保管单位归档文件的整理工作。

3 定义

3.1 归档文件

归档文件是指各部门在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保

存价值应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

3.2 归档文件整理

归档文件的整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。

3.3  件

件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,正本与定稿为一件,正文与附件为一件,来文与复文为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,各种报表、名册、图册、书刊等一册(本)可按其本来的装订方式,一册(本)为一件;来文与复文(指联系密切的来往性质的文件材料,如请示与批复、报告与批示、函和复函、通知与报告等)。

4归档文件整理要求和整理范围

4.1归档文件的整理原则应遵循文件材料形成的基本规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

4.2归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件采取字迹固定、恢复、复制等保护措施,超大纸张应按照标准折叠,文件修整应使用符合档案保护要求的材料并最大限度保护文件的原貌。

5 归档文件的整理方法

5.1装订

5.1.1 归档文件应按件装订。装订时正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文件在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

5.1.2装订时如采用左上角装订,应将左、上侧对齐;采用左侧装订,应将左、下侧对齐。永久保存的文件用线或无酸纸封套等应是符合档案保护要求的材料。长期、短期保存的文件可用钉装,但应使用不锈钢装订材料,金属材料装订的归档文件禁止使用微波设备消毒。

5.1.3对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等,可以保持原貌,不用再拆钉重装。

5.2  分类

5.2.1归档文件按照执行《无锡工艺职业技术学院归档范围和保管期限表》和《无锡工艺职业技术学院档案实体分类方案》进行分类。

5.2.2归档文件可以采用年度、机构(问题)、保管期限等特征进行分类,或将上述特征结合使用,一个立档单位内的归档文件只能采用一种分类方案,同一全宗应保持分类方案的稳定。

年度:将归档文件按其形成年度分开。

机构(问题):将同一年度、同一保管期限的归档文件按承办单位对归档文件进行分开(本项可以视情况予以取舍)。

保管期限:将同一年度的归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。

5.3 排列

归档文件的排列是在分类方案的最低一级类目内(遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系),按事由结合时间、重要程度等排列。

5.3.1事由可以是指一件具体的事,或是一个具体的问题,或一

段较紧密工作的自然流程等。同一事由内的归档文件排列,按文件的

重要程度,或按文件形成的时间先后顺序排列。

5.3.2不同事由内的归档文件排列,按不同事由办结时间的先后顺序排列,也可按事由的重要程度排列。即将主要职能活动形成的文件排在前面,其它工作形成的文件材料排在后面;或将综合性工作形成的文件排在前面,具体业务工作形成的材料排在后面;可按责任者或承办部门集中排列,也可按不同问题分别集中排列;会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列;因故未及时归档的文件,可将其排列在相应类别的最后。

5.4 编号

将每份归档文件的实际页码流水编号,并以归档章的形式在归档文件上注明。

a.盖归档章

1)归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可

设置机构(问题)、每份文件的总页数等选择项。归档章的格式长55mm宽25mm,均分六格。

2)归档章位置,在归档文件首页上端居中的空白处。若位置被领导批示或收文章占用,可将归档章盖在其它空白的位置,以文件上端为宜。文件首页无盖章位置或重要文件须保持原貌的,可在文件首页前另附一张纸并加盖归档章,归档章尽量不要压住文件字迹,也不要与批示文字或收文章等交叉。

3)填写归档章时,应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,也可使用打号机打号。

b.编号项目

编号项目分为必备项和选择项。必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号,选择项为机构(问题)。

c.全宗号

是档案馆对接收档案范围内各立档单位编制的代号。档案馆已经给定全宗号的立档单位可填写,没有全宗号的立档单位可将此项空留,待档案移交进馆给定全宗号后再填写。

d.年度

填写文件分类所属年度。如:跨年度形成的文件应归入办结年,在填写“年度”时也应填办结年度(例:1999年的会议通知放在 2000年会议召开年度一并整理时 , 在年度一栏中一定要填“2000”,而不能按文件形成年度填写“1999”)。

e.保管期限

保管期限分为永久、长期、短期三种,简称为“永、长、短”,代码分别为“Y、C、D”,填写时直接采用简称或代码。

f.件号

即文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号,归档文件在分类、排列位置确定后,编制的排列顺序号为室编件号。

室编件号即归档文件分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。应在文件分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号在档案移交进馆时,按档案馆要求编制标注,没进馆任务的单位不用填。

g.机构(问题)

作为分类方案类目的机构(问题)名称(代码)或规范化简称。

h.页数:每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页。当归档文件上有页码时,无需重编;当归档文件上无页码时,需要编页码。一般使用阿拉伯数字,每件从“1”开始流水编制,正页要编在文件的右上角,反页要编在文件的左上角。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序逐件对每份文件编制归档文件目录。

5.5.1归档文件目录的项目包括:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。

a)件号:是指室编件号。

b)责任者:文件的发文机关或署名者。要求填写全称或通用简称,联合发文时,一般应将所有责任者照实抄录,责任者过多时可适当省略,但立档单位是责任者时必须抄录。

c)文号:即发文字号,应填写单位代字、年度、文件顺序号,期刊、简报填写期刊、简报编号。

d)题名:即文件标题。一般应照实抄录,有副标题或并列题名的文件,若正题名能够反应其内容时,副标题一般无须抄录;并列题名是其它语言文字书写的题名,与正题名一并抄录;原文件或案卷没有题名或原题名不能揭示其内容时,依据其内容自拟题名,原题名照录并将新拟题名用“[]”括起;文件或案卷题名过于冗长时,在不丢失重要信息和原意的情况下,可删去冗余部分,缩写过的题名用“[]”括起。有些归档文件的附件独立性较强的,如正文仅有实施意见,附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充和说明,在正文和附件作为一件时,可在正文题名后抄录附件题名,外加“()”。

e)日期:即文件的形成时间(落款日期),填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日,单月日前补0(例:2005年3月16日,可标注为20050316)。

f)页数: 是案卷内文件每页的顺序号,用阿拉伯数字著录。凡有文字、图表的页面为一页,空白页不计入。

g)备注:填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的情况较多时,可在备注栏标“*”,将具体内容填入备考表中。

5.5.2归档文件目录的格式

①各栏目的详细尺寸及采用横式或竖式格式,可根据需要确定,但同一立档单位的目录格式应保持一致,不能随意更改。

②填写目录项目应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、蓝黑墨水等,若采用计算机管理档案的单位,可直接打印目录。

③归档文件目录应单独装订成册并编制封面,目录编制成册的方式一般应与分类方案一致,也可以与分类方法不同。如目录可以每年按不同的保管期限装订三本,每本目录中使用不同颜色的口取纸来区别不同机构(问题),或通过在目录表右肩上标注机构(问题)名称来区分不同机构(问题);也可以每个机构(问题)装订一本目录,使用不同色口取纸在目录右肩上加注保管期限的方法来区分每本中的不同保管期限。

④归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致,视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。

⑤目录及封面用纸统一为国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

5.6 装盒

归档文件的装盒,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊、备考表。装盒方式、盒脊项目设置应与分类、排列的原则方法一致。

a.装盒要求

装盒应视文件的厚度选择薄厚适宜的档案盒,并严格按照排列的先后顺序进行,一般一盒装满后顺次装入下一盒即可,同一事由的文件不必装入同一盒内。但有一点需特别注意,即应将不同类别的文件装入不同盒中( 不同年度、不同期限的文件不应装入同一盒中)。

b.档案盒规格

外型尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm。档案盒的制成材料,应采用无酸纸制作。

c.摆放方式可采取横式和竖式两种。

d.档案盒封面应标明全宗名称(立档单位全称),下加双横线。

e.档案盒脊的项目及填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。

①全宗号:按同级档案馆给定的全宗号填写,暂时未给全宗号的可先空置,无进馆任务的可不印制此栏。

②年度:填写盒内归档文件的形成年度。

③保管期限:填写盒内归档文件的所属保管期限,用汉字全称表示。

④机构(问题):机构(问题)用归档单位分类方案类目的机构(问题)名称或通用简称著录。

⑤起止件号:在室编栏填写盒内归档文件排列最前和最后的文件件号,其间用“-”号连接,馆编栏空置。

⑥盒号:是指档案盒的排列顺序号,档案移交进馆时按进馆要求编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水编制,以四位数为限断号,如:0001--9999。

c.备考表备考表放在盒内所有文件之后,每盒必须放置。

①盒内文件情况说明:说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

②整理人:填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。

③检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

④日期:填写归档文件整理完毕的日期。 


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