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规章制度

无锡工艺职业技术学院档案实体分类方案
来源:暂无 作者:暂无 发布时间:12/28/2015 浏览次数:

一、编制说明

(一)编制目的

为使学院档案工作适应学院日益发展的需要,实现学院档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,加强学院档案和档案工作的科学管理,促进档案整体化业务建设,充分发挥学院档案的作用,更好地为学院各项工作服务,根据国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》,结合我院具体情况,编制本分类方案。

(二)档案类目划分与标识

1、一级类目的划分与标识

一级类目是学院档案实体分类的最高层位,根据学院档案产生的领域范畴,结合档案的内容性质,确定为十三个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

DQ党群:主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政:主要包括行政职能部门(教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。

JX教学:主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科研:主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料以及产品(工艺品)生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料;

CP产品生产与科技开发:主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料;

JJ基本建设:主要包括基建管理和项目建设中形成的文件材料;

SB仪器设备:主要包括仪器设备工作管理和仪器设备的申请购置、安装调试、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料;

CB出版:主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料;

WS外事:主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料;

CK财会:主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

SX声像:主要包括反映学院各项活动和历史发展的具有保存价值的各种专门载体档案及其相配套的文字资料。

RW人物:与我院发展有重要关系或对我院有杰出贡献的有关人员的资料以及优秀校友的相关材料。

SW实物:主要包括与学院工作和发展有密切联系的各种具有纪念意义和保存价值的实体物。

2.二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分。其细分的标准是档案形成的规律和特点,结合档案记录和反映的内容的性质,进行设置。

二级类目的标识,要采用“双位制”。“综合”为“11”,其余二级类目依次类推为12、13、14……99,但是10、20、、、等带“0”的数字不用。

3.三级类目扩展和标识

在二级类目的基础上,由学院根据需要和可能自行决定扩展三级类目,其标识方法与二级类目相同。

(三)档号的编制

1、档号:是存取档案的代号,也是排架的依据,必须反映学院档案的分类体系和物理位置。

2、档号编制原则:必须符合唯一性、合理性、稳定性要求,不得重号。

3、档号结构、模式和标识:

⑴档号包括年度号、分类号、(保管期限)、案卷号(件号)三(四)部分:a、年度号由四位阿拉伯数字组成;b、分类号是档号主体,一般由一、二级类目号组成;c案卷号(件号)是最下位顺序编码,可不限级数。

⑵档号的模式为:年度号+分类号+(保管期限)+案卷号(件号)

⑶档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。用连接符“—”连接。如:2004年内容为学籍管理的第11号卷的档案可标识为:2004—JX14—11。

(四)档案的实体排架

1、将永久、长期卷排在前面,短期卷排在后面。

2、同一年度的按类目排列,先按一级类目,后按二级类目。

3、排架顺序不得影响案卷之间的有机历史联系。

二、档案实体分类方案表

DQ党群

11党务综合

  ⑴上级机关针对我院或需要贯彻执行的党建工作方面的材料;

⑵党代会会议记录,党委工作条例制度等;

⑶分党委、总支、直属支部综合材料入此。

12纪检

13组织

14宣传教育

15统战(民主党派材料入此)

16工会(妇女工作材料入此)

17团委(学生社团材料入此)

XZ行政

11综合(学院发展规划、合作办学和院系等部门综合材料入此)

12人事(师资培养材料入此)

13监察、审计

14人武、保卫

15后勤管理 

16档案、图书

JX教学

11综合(学生军训、学生运动会、教学评估、优秀教学评奖等材料)

12学科与实验室建设(专业设置材料入此)

13招生

14学籍管理(学生奖惩材料入此)

15课堂教学与教学实践

16毕业生

17教材

KY科研

11综合(科研经费管理、学术活动材料入此)

12按学科或专业或项目设置类目

    CP产品生产与科技开发

      11综合

      12按产品种类和科技开发项目设置类目

JJ基本建设

11综合

12按单项工程设置类目

SB仪器设备

11综合

12按仪器设备种类或型号设置类目

CB出版

11综合

12报纸(各种简报入此)

13刊物

14音像(也可作为特殊载体档案归入声像类)

WS外事

  11综合

12出国(境)(各种审批材料入此)

13来校(外国留学生工作、招聘外教等材料入此)

14国际合作与会议

CK财会

11会计报表

   11年度报表

   12月、季度报表

  12会计帐簿

     11涉及外事会计账簿

     12总账

     13明细账

     14日记账

     15辅助账

     16固定资产卡片

  13会计凭证

     11涉及外事会计凭证

     12现金记账凭证

     13银行记账凭证

     14转账记账凭证

  14清册(其他类)

     11工资清册

     12银行余额调节表

     13银行对账单

     14会计档案移交清册

     15会计档案保管清册

     16会计档案销毁清册

SX声像

  11综合

12照片

13录音带

14录相带

15幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18缩微胶片

19光盘

三级类目:11党政管理活动类

          12教学管理活动类

          13科研活动类

          14外事活动类

          15文体活动类

          16其它

RW人物

  11副高职以上人员

  12离退休人员

  13有贡献和影响的人员

  14逝世人员

  15历任党政领导人

  16有一定知名度和对社会和国家有杰出贡献的校友

  17其它

三级类目:11个人简介、生平、传记

          12学术论文(或目录)、专著、译著, 正式出版的教材、 参考书,讲义,工作报告

          13获得的奖状、奖章、奖牌、证章、 证书、聘书、 任命书、委任状

          14回忆文章、回忆录,学术笔记、手稿

          15从事职务工作和学术活动的照片、底片、录音、录像、影片

          16从事职务工作和学术活动中有保存价值的书信、电报

          17报刊杂志的有关介绍、报道和其他专家、学者的评价材料

SW实物

      11可折叠类

        11奖状

12证书(早期学院的各种工作证等相关证件入此)

13其它(手迹、题词等入此)

      12不可折叠类

        11奖牌

        12奖杯

        13其它(赠品、纪念品、已作废的印章、印模、印鉴等入此)


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