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档案管理

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规章制度

学院各部门归档范围
来源:暂无 作者:暂无 发布时间:05/05/2014 浏览次数:

(仅作参考,视各部门的具体工作性质而定)

2009年3月制定

2014年5月修订


办公室文件材料归档范围

1.上级会议材料、制定下发的指导性文件材料以及需要执行的文件材料;(若针对学院则永久保存)

1.1重要的                                              30年

1.2一般的                                              10年

2.本校历史沿革、年鉴、大事记、组织机构沿革、校史;      永久

3.本校年度工作计划、规划、总结和重要的工作报告;        永久

4.半年工作计划、总结                                    10年

5.本校各部门(系部)工作计划、总结;                    10年

6.一周工作安排(汇总后归档);                           10年

7.党政联席会议、党委会议、(院)校长办公会议、中层干部会议以及全院性的工作会议、座谈会的会议记录材料、形成的纪要、决定和讨论通过的文件材料;                                   永久

8.本校重大活动的材料(如:校庆、校友会等);            永久

9.反映本校成绩的荣誉证书、有纪念价值的实物等;         永久

10.学院各类年度基层统计报表和基础数据汇编等材料;      永久

11.本校向上级的请示、报告及上级批复;                    

11.1重要的                                             永久

11.2一般的                                             10年

12.收发文登记簿;                                     10年

13.全院性的规章制度汇编;                             永久

14.领导在学院各种重大活动中的发言稿;                 30年

15.启用印章的文件和印模及作废的印章;                 永久

16.上级领导、知名人士来院视察、检查、访问等形成的材料;

16.1重要的                                             永久

16.2一般的                                             30年

17.本校与其它单位签订的各种协议文件

17.1重要的                                             永久                

17.2一般的                                             10年

17.校友名册、通讯录;                                  永久

18.外事工作材料

18.1本校出国(境)人员的请示、批件、考察报告、审批手续、一般性会谈记录;                                           30年

18.2签订的协议、协定、备忘录、重要的会谈记录、纪要等   永久

19.本校名称更改、启用印信等文件材料                     永久

20.校园网络拓扑图及校园网络规划与建设中形成的各种材料;

20.1 重要的                                            永久

20.2一般的                                             30年

21.各类评估验收材料;(如:教学评估、实习基地验收等);  

21.1重要的                                             永久

21.2一般的                                             30年

22.学院发文;

22.1重要的                                             永久

22.2一般的                                             30年

23.部门发文

23.1重要的                                             30年

23.2一般的                                             10年

24.在本校召开的或本校组织的各种专题活动、调研材料(如:科学发展观活动、保先教育等)

24.1重要的                                            永久24.2一般的                                             10年

25.本校关于公文、档案、保密、办公、车辆管理等规定及规章制度文件材料                                               30年


组织人事处文件材料归档范围

1.教职工年度考核管理、培训、进修等方面的文件材料;     30年

2.本校机构改革、机构设置、更名、人员编制等文件材料     永久

3.本校干部任免文件材料                                 永久

4.本校领导任免、转岗交流和退休等文件材料                永久

5.本校教职工名册、党员名册、干部名册;                 永久

6.职称工作材料

6.1本校教职工职务、职称调整情况表,工资统计年报表       永久

6.2职称工作领导小组要会议纪要                          永久

7.党代会全套材料

7.1请示、上级批复、通知、名单、大会议程、工作报告、领导人讲话、候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、决定、主席团会议记录、参加人员名册、名单等文件材料                                             永久

7.2大会发言、代表建议和意见,提案及办理情况,会议简报、会议情况或反映,重要贺信贺电等                              永久

7.3大会筹备工作、选举过程中形成的文件材料,小组会议记录等文件材料                                                 30年

7.4讨论未通过的文件,参考文件,讨论稿,工作人员名单,工作证,代表证,列席证及选票式样                               10年

8.本校职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信存根  永久

9.党员统计年报表、名册,专技人才统计年报表、名册的等各种重要年报表材料;                                            永久

10.本校教职工的录用、聘任、转正定级、调动、调资、辞职、离退休、停薪留职、抚恤、死亡等材料                          永久

11.本校党费收缴、支出等使用材料;                      30年

12.支部委员名册、党员名册及支部改选报告、审批材料;    永久

13.党校工作的计划、总结、学员名单及党校工作中的其它重要材料;

                                                       30年

14.受表彰、奖励材料

14.1市级以上                                         永久

14.2市级以下                                         30年

15.教职工处分材料

15.1警告以上(不含警告)                              永久

15.2警告以下(含警告)                                30年

16.年度考核、评优材料                                   永久


工会文件材料归档范围

1.工会工作计划、总结                                永久

2.基层工会干部名册、会员名册及统计报表;              永久

3.教代会、工代会的全套材料(包括会议通知、议程、各种名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、会议报告大会发言等材料)永久

4.本校工会组织各项活动的具体材料;

4.1重要的                                            30年

4.2一般的                                            10年

5.退休教职工、会员福利、困难补助等材料;              30年

6.离退休教职工名册                                    永久


团委文件材料归档范围

1.团委工作计划、总结;                               永久

2.团委会议记录及工作台账;                           永久

3.团干部、团员名单及统计报表;                        永久

4.团员、团支部奖惩材料;                              30年

5.推优工作材料                                       30年

6.本校各届团委、学生会干部名册;                      永久

7.学生会、社团工作的文件材料;                        30年

8.学代会、团代会的全套材料(包括会议通知、议程、各种名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等材料);       永久

9.团委组织的各种业余社团活动、社会实践的具体材料;

9.1重要的                                              30年 

9.2一般的                                              10年

10.科技文化艺术节等活动材料                            30年


学工处文件材料归档范围

1.学生工作的工作计划、总结;                          10年

2.学工简报等各类工作简报、情况反映、工作信息(汇编)  30年

3.各种奖学金、助学金、贫困生补助等发放名单及各种汇总统计表;

                                                      30年

4.学生奖惩材料;                                       永久

5.新生入学教育、毕业典礼等文件材料;                   30年

6.学工处组织的其它各种活动的具体材料;

(如:“身边榜样,前行力量”等活动) 

6.1一般的                                             10年

6.2重要的                                             30年

7.本校招生就业工作计划、总结;                        10年

8.本校招生简章                                        30年

9.毕业生验印花名册、派遣证存根、新生录取名册;         永久

10.毕业生成才典型统计汇编及反馈材料;                  永久

11.历届毕业生名单汇总                                  永久

12.本校举办的各种专场招聘会所形成的材料;             10年


教务处文件材料归档范围

1.教务处工作计划、总结;                              10年

2.各专业教学计划、大纲、培养方案等材料;              永久

3.学校教材使用情况汇总统计表及各系各专业使用教材目录;30年

4.本校教职工参编、主编的教材以及校本教材;(包括自编、主编教学指导书、实习指导书)                                  永久                               

5.各种培训、实习基地的建设、考核验收材料;            永久

6.学籍管理(学籍卡、休学、转学、退学等材料)各学期期末成绩汇总统计表;                                            永久

7.专业建设材料

7.1专业设置、调整等材料(如:专业项目课程开发阶段性成果材料汇编等);                                               永久

7.2专业建设与改革会议纪要

8.教学成果材料

8.1教师优秀多媒体课件及目录;(由各系收集教务处归档);                          永久

8.2优秀教学成果奖相关材料                              永久

9.优秀毕业(设计)论文;(电子档案由各系收集教务处归档);      30年

10.学科、专业、实验室的申报、审批、评估、验收等建设材料;

                                                       永久

11.联合办学、合作办学等材料;                          永久

12.学校教学工作委员会的会议材料;                       永久

13.每学期的校历、教学进程表、总课表、作息时间表、授课计划表、考试安排表、教室安排表、教师任课一览表;              30年

14.电教设备档案; (成套性)                           30年

15.电化教学及实习实训中形成的文件材料;(如:实验开出项目汇总表、教学实习实验安排表、学生实习成绩汇总、实习材料汇编及各类电教光盘、录音录像等特殊载体材料等)                 30年

16. 精品课程、优秀示范专业、特色专业、重点专业群建设以及教改等相关材料   (各系由教务处统一收集归档)              永久

17.举办各种竞赛活动形成的材料(如:大学生职业技能大赛等活动)30年

18.在教学活动开展中形成的其他重要材料(如:卓越技师班等)

18.1一般的                                            30年

18.2重要的                                            永久


科研产业处文件材料归档范围

一、综合文件

1.科研工作规划、计划、总结、报告;                    30年

2.申报市级以上科研项目、课题研究、科学基金、科研基地等的材料;  

永久 

3.科研经费管理、实验室建设材料;                      30年

4.学术委员会及学科评议组成员名单、会议纪要等材料;    永久

5.有关科研工作的各类年度统计报表;                    永久

6.本校关于科研工作向上级的请示及批复                  永久

7.本校科研工作的规章制度                              永久

8.科研成果汇编

8.1发表论文汇编                                       永久

8.2 (横向)课题汇编                                   永久

8.3获奖情况汇编(校级以上)                            永久

9.本校组织举办的各种学术会议、讲座等材料;            

9.1一般的                                              30年

9.2重要的                                              永久

10.科技协作、科技服务协议                              30年

二、项目

即科研档案(按项目的成套性);                           永久

1.科研准备阶段文件材料

2.研究实验阶段文件材料

3.总结鉴定阶段文件材料

4.申报奖励阶段文件材料

5.推广应用阶段文件材料

三、专利(扫描形成电子档案)                           永久

1.专利证书

1.1集体所有专利   原件

1.2个人所有专利   复件

2.科技奖励证件(奖状、证书等)

四、出版

本校主编的专业性或综合性的校刊等材料;                永久

后管处文件材料归档范围

1.年度工作计划、总结                                 10年

2.本校征地、房地产权、界址协议、契约等;             永久

3、重要的仪器设备档案,具体包括:

⑴设备更新报告、批文、合同及来往函件

⑵设备随机文件材料(包括开箱记录、装箱单、合格证、使用说明及图纸)

⑶设备安装调试、保养、维修记录

⑷设备事故调查分析、处理意见

⑸设备封存、报废材料

4.基建档案

5.各种协议、合同等文件材料                           

  5.1重要的                                            永久

  5.2一般的                                            10年

6.固定资产管理(登记、核查、清算、交接等)材料

  6.1重要的                                            永久

  6.2一般的                                            10年

质量监控处文件材料归档范围

1.年度工作计划、总结;                                10年

2.规章制度及督查网络人员系统;                        30年

3.学生调查表、各种信息反馈、统计表;                  30年

4.督导简报                                            30年

5.工作中形成的各种声像材料                            30年

6.督导过程发现的问题及处理结果的材料                  永久

7.各种质量年度报告                                    永久


宣传部文件材料归档范围

一、综合文件

1.本校宣传工作计划、总结;                             30年

2.学习、宣传、贯彻中央精神及政治理论学习的材料;       10年

3.党委宣传工作情况简报、新闻报导、新闻简报、情况反映等汇编材料                                                     永久  

4.本校宣传教育工作先进事迹材料及名单                   永久 

5.本校师生员工政治思想工作动态及调查材料               永久                                   

6.各类报刊登载有关本校情况的通讯报道和上级对本校的重要题词;

                                                       永久

7.新闻稿审核单                                         30年

二、出版

院报汇编合订本                                        永久

三、新型载体(声像)材料

反映本校重大活动、重要会议、荣誉、业务等方面的照片、录音、录像等材料;                                            永久


财务处文件材料归档范围

1.财务综合:

(1)学院财务工作规章制度、计划、总结、报告、请示、批复等文件

(2)学院财务检查、审计等有关材料

(3)财会档案移交保管清册、销毁清册

2.会计报表:

(1)决算报表、预算报表

(2)年度以上各种报表

(3)月、季度报表

(4)年度以上各种规划表、测算表及分配计划

3.会计账簿:

(1)日记账

(2)总账

(3)明细账

(4)辅助账

4.会计凭证:包括原始凭证、记账凭证、总凭证等

5.各类清册


监审处文件材料归档范围

1.纪检、审计工作的计划、总结、报告;                     30年

2.重大问题的调查材料及重要统计报表                       永久

3.纪检处分及撤销处分有关材料;                           永久

4.人民来信举报及调查处理材料;

4.1有领导批示和处理结果的                                永久

4.2有其他处理结果的                                      30年 

4.3没有处理结果的                                        10年                              

5.审计报告及审计工作统计报                               永久                      

6.党风廉政建设责任书                                     30年

7.干部廉洁自律承诺书                                     30年

8.零星工程与项目审计材料                                 30年


保卫处文件材料归档范围

1.保卫工作计划、总结                                     10年

2.要害部门和部位的保卫、消防工作所形成的材料;           30年

3.本校师生案件的调查材料;                               30年

4.关于征兵材料                                           永久

5.新生军训的材料;                                       30年

6.关于安全防范工作的文件材料                             30年


体育部文件材料归档范围

1.体育工作计划、总结;                                   10年

2.本校运动会秩序册、项目、成绩情况等材料;               30年

3.举办的各种文体活动的声像材料(如:照片)               30年


图书馆文件材料归档范围

1.图书工作计划、总结                                     10年

2.本校图书工作概况、馆藏情况变化、发展规划、馆藏目录及各种重要的统计报表;                                            永久

3.馆藏资源、期刊目录一览表                              永久

4.图书馆接受捐赠、赠送图书的有关资料以及与校外交流的有关材料;

                                                        永久


继续教育学院文件材料归档范围

1.上级下达的成人教育招生指标以及本校招生计划等材料;     30年

2.成教班录取新生名单;                                   永久

3.本校学生考证情况汇总统计报表;                         30年

4.有关成人教育工作的决定及规章制度                       永久

5.成教工作计划、总结                                     10年

6.成人教育的各类统计报表                                 30年

7.成教生的学籍材料                                       永久

8.与校外有关单位签订的各种(合作办学)协议、合同

  8.1重要的                                              永久            8.2一般的                                              10年


现代教育中心文件材料归档范围

1.综合文件

1.1学院有关现代化、办公自动化等方面的规章制度等材料       永久

1.2校园网上发布的新闻、消息、图片等                      30年

1.3各类信息的运行与处理方面的材料                        30年

1.4各类技术图纸等方面的材料                              永久

1.5校园网络拓扑图                                        永久

1.6信息技术服务及机房运行方面的材料                      30年

1.7工作中形成的其它有保存价值的材料

2.新型载体(声像)材料

即工作中形成的照片、音频、视频、电子文件等               永久

3.其它需要归档的重要材料(结合工作实际情况)


基础部(思政部)文件材料归档范围

1.普通话测试相关材料                                     30年

2.思想政治教育相关材料                                   30年

3.其他在教学工作中产生的重要材料                         30年


后服公司文件材料归档范围

1.经营管理材料                                           

2.相关财务会计材料                                   

3.其他重要材料   

                     

各系文件材料归档范围

一、行政方面

1.各系工作统计报表、报告、请示及领导批复     30年

2.各系与其他单位签订的各种合作办学、培训、实训基地等方面的相关协议                                                     30年

二、党群方面

1.有关各党支部的党建材料                                 30年

1.1党支部工作台账(教师和学生)

1.2党总支委员会会议记录本

1.3系部党政联席会议记录本

1.4其他重要材料

2.各系团支部的重要的统计材料及各种活动中所形成的材料     30年

三、教学方面

1.优秀毕业生论文、优秀实习报告、学生作品 (教务处汇总)  永久

2.优秀多媒体课件;(教务处汇总)                          30年

3.教学督导情况反馈(督导室汇总)                          30年

4.精品课程、优秀示范专业、特色专业教改等相关材料

(教务处汇总)                                           永久

(以上又教务处和督导室汇总移交,各系不需另外提交)

5.各类校级以上(不含校级)技能竞赛教师、学生获奖材料

(要求:证书、奖状扫描,奖杯等拍摄形成电子稿)         永久

6.其他在教学活动中形成的重要的教学类档案;

6.1教务会议记录本

6.2教学巡查记录本

6.3座谈会记录本

四、新型载体

1.历届毕业班毕业照(只需电子档归档,都要注明班级名称);  永久

2.各系举办的各种学术、文体、科研等活动中形成的声像材料   永久

五、其它需要归档的重要材料

各系部结合自身专业的特点和实际情况所组织、举办的各种活动中形成的具体的有保存价值的各种材料(包括声像等新型载体材料)。


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