欢迎来到无锡工艺职业技术学院党委办公室、院长办公室、国际交流处网站!
设为首页| 加入收藏| 学校首页

档案管理

当前位置:首页 >> 档案管理 >> 规章制度

规章制度

无锡工艺职业技术学院新型载体档案管理办法
来源:暂无 作者:暂无 发布时间:05/24/2007 浏览次数:

为了提高我院新型载体档案的管理水平,更好地开展利用新型载体档案信息资源,有效地为学院各项工作服务,依据《中华人民共和国档案法》、《音像资料管理规定》及国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规规定,结合我院实际情况,特制定本办法(试行)。

第一章 基本原则

第一条 新型载体档案是指在我院各项工作和社会活动中直接形成的具有保存价值的以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的历史记录,包括照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘芯片以及文字说明等内容。

第二条 新型载体档案是我院档案重要组成部分,由综合档案室实行集中统一管理,摄录人员或承办部门应及时向综合档案室移交归档,任何人不得据为己有。

第三条 新型载体档案材料的形成、积累、归档是我院各部门的工作职责之一。学院各部门要根据新型载体档案载体的特点把新型载体档案工作纳入自己的管理制度中,与各项管理工作紧密结合。

第四条 新型载体档案是特殊载体,它的记录形式及制作方法、保管条件、利用方式等均和纸质载体不同,必须遵循新型载体载体的特点和规律进行特殊管理。

第五条 新型载体档案工作应列入档案工作发展规划,在经费、库房设备和人员配备等条件上予以保证。


第二章 新型载体档案的收集范围和要求

第六条 新型载体档案的收集范围:

(一) 党政活动类:

1、学院主持召开的各种会议的新型载体材料。如:历届党代会、教代会、团代会、学代会以及党政部门召开的重大会议。包括:开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、代表合影、会议情况等。

2、校庆、校友聚会、历届教师节、重大纪念日、报告会、先进事迹介绍等重要新型载体材料。

3、上级党政领导和社会知名人士来院活动(包括视察、座谈等)和题字(词)的新型载体材料。

4、国内外有影响的教授、专家在校访问活动的新型载体材料。

5、兄弟院校代表团来校活动的新型载体材料。

6、建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学活动、科研等项目活动的新型载体材料。

7、校内民主党派的重大活动的新型载体材料。

8、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品的照片。

9、反映学校历史变迁的校园风景等新型载体材料

10、其他有重要意义活动形成的新型载体材料。

(二)教学活动类:

1、迎新、开学及毕业典礼,领导、来宾的讲话,师生代表的发言等活动场面的新型载体材料。

2、历届毕业生的毕业合影照片。

3、知名教授、专家和在学术上造诣较深的教师讲课、学生听课、实验、电化教学等的新型载体材料。

4、师生实习、社会实践等各项活动的新型载体材料。

5、评优评奖大会场面材料及教学活动获得奖状和奖品的照片。

6、有关实习、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。

7、历届运动会开幕、闭幕式,领导讲话,运动员比赛场面的新型载体材料。

8、学校重要实验设备仪器的照片及文字说明。

(三)科研活动类:

1、重大、大型科研课题评审、鉴定会场面的新型载体材料。

2、科研成果评选及颁奖仪式的场面的新型载体材料。

3、科研项目成果奖状、奖品及专利证书照片。

4、由本院发起并组织的学术活动、本院学术年会包括:大会开幕、闭幕式,大会发言,著名学者报告等新型载体材料。

5、著名专家来院作学术报告的新型载体材料。

6、由学院组织或代表学院参加各种展览会的版面及展品照片。

(四)外事活动类:

1、国外友好人士及各种代表团来院参观访问的新型载体材料。

2、与国外学校、团体签定协议、备忘录、合同的全过程的新型载体材料。

3、外籍人士赠送的礼品照片及它的新型载体记录材料。

4、外籍教师在院讲学、工作的新型载体材料。

5、本院派出到国外进行友好访问、考察、进修、留学等所获得的新型载体材料。

(五)文体活动类:

1、科技文化节等学院常年举办的活动

2、迎新晚会等节目材料

3、学院组织参加的其它各类文体活动的材料

第七条 新型载体档案的归档要求:

1、归档的新型载体材料必须反映新型载体制作活动内容的全过程,保证完整、准确、系统。

2、归档的新型载体材料必须是原版、原件,图像清晰、声音清楚。

3、凡归档的新型载体材料,由形成部门进行整理、编辑,填写移交目录后向综合档案室归档,照片归档时,要连同底片一起归档,并附简要的文字说明(包括时间、地点、事由、任务及职务、背景及摄影者);录音、录像、光盘等归档也许简要说明内容、讲话人姓名、职务、录制日期、录制人、放映时长等。

4、用数码相机拍摄的照片,应发E-mail或刻录成光盘(可以读写擦洗的)到综合档案室。

第八条 新型载体档案的归档时间:

1、各系毕业生合影的照片于7月底移交,各系所形成的重大活动的新型载体材料,可在活动结束后的3个月内移交。

2、各形成部门均为立卷归档部门,应将形成的新型载体材料随时归档,但最迟不得超过次年1月中旬。

第九条 新型载体档案归档时,由移交部门填写移交目录清单,一式两份。


第三章 新型载体档案的立卷原则与整理

第十条 新型载体档案的立卷原则:应以有利于保持新型载体档案的有机联系,便于保管和利用为原则,根据新型载体档案的内容、特点、不同类型的载体,编制档号。新型载体档案档号=年度号+新型载体档案分类号+保管单位号。年度号为新型载体档案形成的自然年度,分类号具体为: 代码

11 综合管理        C

12 照片            P

13 录音带          A

14 录像带          V

15 幻灯片          L

16 磁盘            RP

17 影视胶片        F

18 缩微胶片        M

19 光盘            RG

第十一条 立卷方法:

1、照片一般按年代—专题(内容)组卷。照片档案由底片、照片和文字说明材料组成。

2、录像带档案原则一卷(盒)为一个保管单位。

3、录音、光盘等可由若干单位组成一个保管单位。分别进行整理,按年代、内容等排列。一盘有多个作者或多个内容,应编制文字卷内目录。

第十二条 归档材料的整理

(一)新型载体档案应加以必要的文字说明,并与档案载体一同放在新型载体档案保管单位。

1、照片档案应简要说明事由、时间、地点、人物、摄影者等要素。

2、录像带档案盒上要标注档号、片名、录制部门、地点、放映时长、摄制日期、密级等。

3、光盘、芯片等应注明存储文件的内容、格式、大小、运行的软件、硬件环境、版本号等。

4录音带档案盒上,要标注档号、讲话人姓名、职务、题名、录制时间、讲话时长等。

(二)一个保管单位内装有若干盒(盘)新型载体档案的,应填写案卷目录。


第四章 新型载体档案的保管

第十三条 为了方便查阅档案,要按不同载体、种类和编目顺序分别专柜存放。

第十四条 按照不同类型、不同规格新型载体载体分别编制的档号排架。

第十五条 新型载体档案库房和装具要做到放火、防光、防盗、防虫、防尘、防潮、防有害气体。保存照片的库房温度应控制在15度—25度,相对湿度55%—65%。其它新型载体档案库房,恒温、恒湿、清洁,温度18度—24度,相对湿度35%—45%。

第十六条 照片册、录音、录像带应立放在防磁柜中。

1、定期检查新型载体档案的保管情况。对长期不利用的录音录像带应每年播放一次,照片档案如发现变质、变形等损坏现象要及时采取措施加以补救。

2、归档保存的新型载体档案,任何人不得私自抽出,清洗,消磁和涂改。

3、鉴于目前我院实际情况,暂不考虑新型载体档案的销毁情况。


第五章 新型载体档案的利用

第十七条 建立新型载体档案借阅、利用制度,严格审批手续。原版新型载体档案一般不得外借。

1、配备必要的录音、录像、放映设备,为利用新型载体档案创造条件。

2、配合学院中心工作,利用新型载体档案举办校史展、编制综合性或专题性画册,主动为学院各项工作服务。

3、在新型载体档案利用过程中,如发现有损毁、倒卖等违法情况,应按《中华人民共和国档案法》执相关条款执行。


第六章 附则

第十八条 本办法由学院综合档案室负责解释,自发布之日起实施行。


2007年5月24日


上一篇:学院各部门归档范围
下一篇:无锡工艺职业技术学院部门立卷规范