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规章制度

无锡工艺职业技术学院部门立卷规范
来源:暂无 作者:暂无 发布时间:03/06/2007 浏览次数:

根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《高等学校档案工作规范》的要求,各归档单位在向档案室移交档案前必须完成立卷工作,实行部门立卷制度。为了进一步做好我院各部门立卷工作,特制定本规范。 

第一条 学院各部门立卷工作是指各归档单位将本年度内办理完毕需要继续保存的文件材料按照立卷的方法和要求,立成案卷,定期移交给学院档案室的工作。 

第二条 各部门要根据学院档案室下发的全院各类文件材料的归档范围,并按照文件材料产生的规律和特点,在学院档案室的具体指导下,由专(兼)职档案员进行立卷工作。 

第三条 学院内个人在其非职务活动中形成的文件材料,可以按征集、代管、捐赠的方式进行处理,可由本人在档案部门的指导下立卷,也可由院档案室在本人配合下立卷。 

第四条 兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围,设置案卷类目、条款,将已经办理完毕的文件材料随时归入卷内,为年终调整定卷奠定基础。

第五条 立卷归档的分工

1、全院性、综合性的文件材料由办公室负责立卷归档。其余按业务分工负责相应门类档案的立卷和归档。

2、立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门对口负责,其它部门密切配合进行。

第六条 案卷质量的要求

1、各门类档案总的质量要求是:遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的历史联系,适当考虑和区分文件材料的不同保管价值,使案卷便于保管与利用。

2、案卷内文件材料必须准确反映我院教学、科研和管理等活动的内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

3、管理活动所形成的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要修改稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

4、不同年度的文件材料一般不得一起立卷,但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷;跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷;会议文件放在开幕年度立卷;非诉讼案件放在结案年度立卷。

5、确定文件材料的保管价值,要根据学院工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:

(1)凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌,对学院、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;

(2)凡反映学院一般工作活动,在长时期内对学院和社会有查考利用价值的,列为长期保管;

(3)凡在短时期内对学院工作有查考价值的,列为短期保管。

6、上级发来的文电,除少数直接针对我院并要执行的重要文件应当永久保管外,其余多数为长期、短期保管。

7、案卷内文件材料要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。

8、原则上每卷不超过200页。当问题比较单一,文件材料较少,又不便于一起归类时,可以立较薄的卷。

9、每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改或简化,若原有题名无实质内容或无题名,要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、及年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。

10、案卷内文件材料情况说明应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作主管负责人。  

11、案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面,最多不超过50字。

12、要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹模糊的应复制与原件放在一起,不是中文的文件材料应有翻译件附后。

13、超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

14、案卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编件号。

15、原则上不能使用复印件归档。

第七条 立卷的具体方法

(一) 党群、行政类档案及其余各类档案综合部分的立卷方法

1、六个特征的立卷法

是指运用分类过程中,揭示出来的作者、问题、名称、时间、通讯者、地区六个具有代表意义的文件特征,选取二至三个特征作为文件相互组合成卷的共同点。

2、四分四注意"立卷法

分年度,注意文件内容针对的时间;分级别,注意本级和上下级同级机关文件之间的密切联系;分问题,注意处理好不宜按问题特征立卷的文件材料;分保管价值,注意立足本机关和维护问题的完整性。

3、"一事一卷法"

(一)以一件事或一个问题为主线来组卷,凡一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动所形成的文件,均可单独组合一卷。

(二)专题性、成套性档案立卷方法

专题性、成套性档案(教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。

(三)会计档案

财会档案中会计档案作为专业档案,立卷应按有关规定执行。

第七条 立卷程序

(一)初步立卷

各部门要按照立卷类目条款将需要归档的文件材料初步立成案卷。

(二)集中审卷

由学院档案室负责进行审查,审查的主要内容如下:

1、文件是否收集齐全;

2、分类是否准确;

3、案卷内文件排列是否合理;

4、案卷题名结构是否完整,是否简要揭示卷内文件的主要内容。

(三)调整定卷

对不符合要求的案卷,由学院档案室负责指导进行补充收集和调整,组成案卷。

(四)案卷的编目和装订

调整定卷后由各部门兼职档案员负责打印页码、填写卷内文件目录、备考表再进行装订,并编制案卷目录、立卷说明。

(五)档案部门对案卷的整理与编目

学院档案室统一填写案卷封面、编制档号再入库保存。

第九条 归档的时间和手续

(一)学院党群、行政、教学、科研、财会、后勤服务等部门,应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。

(二)各院各系毕业生成绩总表和毕业照片(分班级),应在毕业生离校后七月底归档。

(三)科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档;全院性重大活动,应在完成后的一个月内归档。

(四)移交和接收档案必须严格履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名。

第十条 本规范自下发之日起实施,由学院办公室负责解释。


2007年3月6日


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